Assistant de direction - office manager h/f

Créée en 2010, nous sommes une maison de cosmétologie contemporaine convaincue que chaque peau est unique.
Pour renforcer l'efficacité des produits de soins de notre marque, nos thérapeutes experts ont créé des protocoles de soins, aux gestes entièrement personnalisables et ajustables pour une expérience spa sur-mesure. Ceux-ci sont réalisés dans nos Maisons directement ou chez nos partenaires instituts, spas et cliniques. Dans le cadre de son développement, Codage recrute un(e) Assistant(e) de Direction / Office Manager, véritable bras droit de la direction, garant(e) de la bonne coordination administrative, organisationnelle et opérationnelle de l'entreprise.

À ce poste clé et transversal, vous travaillez en proximité directe avec la direction, en soutien à la prise de décision et à la fluidité du fonctionnement interne, tout en étant un point d'appui fiable pour les équipes.

VOS MISSIONS

Support stratégique & coordination de la direction

- Assister la direction au quotidien : gestion des agendas, priorisation des sujets, organisation des réunions, suivi des actions et coordination des interlocuteurs internes et externes
- Préparer les documents d'aide à la décision : notes de synthèse, tableaux comparatifs, présentations, reporting
- Structurer et sécuriser la gestion documentaire, la correspondance et les process administratifs liés à la direction
- Être un relais de confiance entre la direction et les équipes, en assurant une communication fluide et efficace, y compris en anglais lorsque nécessaire

Pilotage administratif & organisation interne

- Superviser et optimiser les processus administratifs transverses afin d'assurer un fonctionnement fluide de l'entreprise
- Coordonner les prestataires et partenaires externes (assureurs, courtiers, organismes sociaux, fournisseurs, médecine du travail)
- Être l'interlocuteur(trice) central(e) sur les sujets administratifs du quotidien et accompagner les équipes dans la résolution des problématiques opérationnelles

Assurances, mutuelle & prévoyance (pilotage et optimisation)

- Gérer les relations avec les courtiers et assureurs (mutuelle, prévoyance, responsabilité civile, risques professionnels, assurances laboratoire)
- Réaliser des comparaisons d'offres, analyser les garanties, coûts et niveaux de service, et formuler des recommandations à la direction
- Assurer le suivi des contrats : mises à jour, relances, obligations, renouvellements et conformité
- Être le point de contact interne pour les collaborateurs sur ces sujets, avec une approche pragmatique et orientée solution

Suivi santé au travail & obligations associées

- Organiser et assurer le suivi des visites médicales (embauche, périodiques, reprises), en lien avec la médecine du travail
- Veiller au respect des obligations légales en matière de santé et sécurité au travail
- Centraliser et fiabiliser les informations et échéances liées au suivi médical des collaborateurs

Appui RH (en support)

- Assurer le suivi administratif RH : dossiers du personnel, onboarding, formations, obligations sociales
- Coordonner les aspects administratifs liés au recrutement et à l'intégration, en lien avec la direction
- Apporter un appui opérationnel aux collaborateurs sur les sujets RH du quotidien

Amélioration continue & structuration

- Identifier et mettre en oeuvre des améliorations de process pour gagner en efficacité, fiabilité et lisibilité
- Contribuer à la structuration de l'entreprise dans un contexte de croissance
- Être force de proposition pour améliorer l'organisation, la collaboration interne et la performance globale