Gestionnaire de scolarité et finance f/h

À propos de nous

L’Université de Bretagne Occidentale est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), riche de sa diversité en termes de domaines de formations et de champs de recherche.

Elle œuvre pour la production du savoir, sa transmission et sa valorisation. Engagée au cœur de la cité, elle contribue à la formation de citoyens et de citoyennes libres et responsables, dans le respect des valeurs humanistes : la responsabilité, le respect, l’intégrité, l’inclusion et la solidarité.

Forte des 22 000 étudiants, 1 400 enseignants-chercheurs et chercheurs et 1 100personnels administratifs et techniques qui la font vivre au quotidien, l’UBO réussit le pari d’être une université de proximité, tout en rayonnant au niveau national et international. Elle figure en bonne place de deux classements internationaux qui font référence pour les universités dans le monde : le classement thématique de Shanghai, où elle est classée dans 8 disciplines et se démarque particulièrement en océanographie avec la 5e place mondiale, et le Times Higher Education (THE), où elle se positionne dans la première moitié du classement dans 8 catégories, parmi les 1900 universités classées.

L’UBO concentre une large partie de son activité sur le site brestois, mais elle est aussi présente au nord (Morlaix) comme au sud (Quimper) du Finistère et s’étend à l’ensemble de la Bretagne avec les sites de l’Institut National Supérieur du Professorat et de l’Éducation à Rennes, Vannes et St Brieuc.

L’UBO fait également partie de l'Université européenne SEA-EU qui rassemble neuf universités partenaires : l’Université de Cadiz (Espagne), l’Université de Kiel (Allemagne), l’Université de Gdansk (Pologne), l’Université de Split (Croatie), l’Université de Malte, l’Université de Bodo (Norvège), l’Université de Faro (Portugal) et l’Université de Naples (Italie). Cette alliance vise à renforcer la mobilité des étudiants et des personnels des universités et à améliorer la qualité, l'inclusivité et la compétitivité de l'enseignement supérieur européen.

L’UBO recherche des femmes et des hommes de talent pour assurer sa mission de service public et contribuer à son rayonnement.


Mission

LE SERVICE ET L’ÉQUIPE

Le Service Scolarité de la Faculté des Sciences et Techniques est le service d’accueil par excellence des étudiants inscrits dans les filières scientifiques : biologie, chimie, informatique, électronique, mathématiques, mécanique, physique, géologie, géoarchitecture.

Forte d’une équipe de 9 agents coordonnés par la Responsable du service, la Scolarité organise les campagnes de recrutement des étudiants, leurs phases d’inscriptions, planifie leurs emplois du temps, prépare les examens et les délibérations des jurys semestriels et annuels, et proclame les résultats au diplôme. En contact régulier avec les étudiants et les équipes pédagogiques disciplinaires, l’équipe de Scolarité assure un accueil de qualité auprès de 3 500 étudiants pour les accompagner tout au long de leurs parcours d’études.

Abrité au sein de l’UFR Sciences et Techniques, le Pôle Financier mutualisé SIFAC Sciences- Sport gère la comptabilité générale de plusieurs composantes de l’UBO : UFR Sciences et Techniques, UFR Sciences du Sport et de l’Éducation, sept laboratoires de recherche, trois instituts et trois services centraux ou communs de l’université de Brest.

L’équipe SIFAC assure le suivi des opérations financières de chacune de ces structures dans le logiciel SIFAC de comptabilité : commandes diverses et missions des personnels (déplacement/hébergement). En outre, elle supervise les opérations afférentes aux marchés publics de ces unités, organise la traçabilité des investissements, participe à la récolte de la taxe d’apprentissage, prépare l’apuration des comptes en fin d’exercice, l’ouverture des crédits en début d’année, etc…Ce service est composé d’un Responsable de Pôle et quatre agents.

Le poste à pourvoir est partagé entre les deux services présentés : 50% au sein du Service Scolarité et 50% au sein du Pôle Financier mutualisé SIFAC Sciences-Sport.

LE POSTE ET LES MISSIONS

Votre mission principale ?

Au sein du Service Scolarité, vous serez en charge du suivi d’une ou plusieurs formations dispensées au sein de la Faculté des Sciences et Techniques.

Au sein du Pôle Financier mutualité SIFAC Sciences-Sport, vous aurez pour mission d’assurer le suivi des dépenses et recettes de plusieurs centres de coût.

Vos activités ?

•50% au sein du Service Scolarité

- Vous informez les étudiants, les futurs étudiants, les enseignants-chercheurs par différents canaux : accueil physique, téléphonique, électronique.

- Vous vérifiez les inscriptions administratives et les inscriptions pédagogiques des étudiants.

- Vous gérez les aspects logistiques lors des examens : placement des étudiants, vérification des sujets d’examen, préparation des procès-verbaux d’examen et des listes d’émargement.

- Vous saisissez les notes des étudiants et préparez les PV de délibérations des jurys de semestres et de diplômes.

- Vous élaborez des règles de calcul simples dans l’application de scolarité en fonction des modalités de contrôle des connaissances et des compétences (M3C), et contrôlez les calculs.

- Vous réalisez le paramétrage de premier niveau de l’outil de saisie et calcul des notes et / ou résultats des examens.

- Vous suivez les tableaux des opérations de recrutement des filières sélectives.

- Vous assurez la préparation et la surveillance des examens pour les étudiants en situation de handicap.

•50% au sein du Pôle Financier mutualisé SIFAC Sciences-Sport

- Vous assurez l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la structure.

- Vous gérez la messagerie partagée du service et les workflows du service facturier.

- Vous procédez aux opérations d’engagement après autorisation, émettez le bon de commande ou l’ordre de mission.

- Vous suivez les autorisations d’absence à l’étranger (délai, circuit de signature) dans le cadre des missions de déplacement.

- Vous contrôlez les pièces justificatives, les transmettez à l’agence comptable et saisissez la certification du service fait.

- Vous suivez les crédits par type de dépenses ou d’opérations, ou par structure

- Vous alimentez et actualisez les tableaux de bord internes nécessaires au suivi de l’activité : crédits investissements, subventions, formation continue, taxe d’apprentissage, conventions etc…

- Vous collectez, contrôlez et archivez les pièces justificatives financières et comptables chaque année.


Profil

VOTRE PROFIL

Titulaire au minimum d’un Bac en comptabilité ou secrétariat, avec une première expérience professionnelle significative, vous maitrisez les outils de bureautique (Word et Exel) et disposez de réelles aptitudes à la prise en main et l’utilisation de logiciels.

Vous avez idéalement une connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et êtes reconnu(e) pour votre capacité à intégrer rapidement des procédures.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous savez gérer vos priorités et appréciez être multitâche.

Doté(e) de qualités pédagogiques, vous savez expliquer les démarches adéquates et justifier des demandes précises indispensables en comptabilité.

Vous avez de bonnes aptitudes relationnelles pour le travail collectif.

Vous disposez d’un excellent sens de l’accueil : écoute, réactivité et adaptation face aux sollicitations d’un public varié.

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

•Intégrez une université innovante et internationale qui dispense une recherche pluridisciplinaire de pointe.

•Partagez les valeurs fortes du service public : continuité, engagement, intégrité, loyauté, neutralité et respect.

•Rejoignez un établissement handi-accueillant, attaché à la mixité, à la diversité et engagé dans la promotion de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.

•Passez à l’Ouest et bénéficiez d’un cadre de vie exceptionnel : pour en savoir plus sur Brest, classée 9e ville de France où il fait bon vivre, rendez-vous sur Brest, l’esprit libre.

Nos atouts :

•Formation, accompagnement dans votre parcours professionnel, préparation aux concours de la fonction publique

•Signataire de la charte de la parentalité

•Possibilité de travailler en 4,5 jours

•Possibilité de télétravailler partiellement à compter de 3 mois d’ancienneté (selon conditions)

•45 jours de congés annuels

•Accès au restaurant universitaire

•Prestations interministérielles d’action sociale : chèque CESU garde d’enfants, chèques vacances, aide au transport, aide pour la mutuelle santé

•Vie sociale : orchestre universitaire renommé, bricothèque, jardin partagé, ateliers de conversation, couture, théâtre, cercle des lecteurs

•Loisirs et Culture : + 50 activités sportives au choix, expositions UBO, carte Cezam…

Pour mieux nous connaître :

Découvrez notre vidéo de présentation de l’UBO

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Pour découvrir en image le métier de Gestionnaire de Scolarité : ici

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Type de recrutement : par voie contractuelle

Type de contrat : CDD

Quotité de travail : 100%

Nombre de postes à pourvoir : 1

Durée de contrat : 10 mois (renouvelable)

Durée hebdomadaire temps de travail : 35h00

Date de début de contrat : 01/03/2026

Date de fin de contrat : 31/12/2026

Adresse de travail : 20 Avenue Victor Le Gorgeu - 29238 Brest Cédex 3

Intitulé Emploi-type UBO : Adjoint en gestion financière et comptable

Catégorie : C

Rémunération brute mensuelle : 1839,64€

Candidature : CV + Lettre de motivation + Questionnaire candidat (transmis automatiquement dans le mail d’accusé réception de votre candidature).

Mode d’étude des candidatures : au fil de l’eau par le Service Demandeur.

Procédure de recrutement : sélection des candidatures sur dossier, entretien présentiel

Toutes les candidatures seront étudiées avec intérêt.