Le groupe Ykoe est un acteur engagé et innovant dans le domaine de la santé mentale. Composé d'une équipe pluridisciplinaire d'experts, Ykoe a pour mission d'améliorer la santé mentale des patients à travers des parcours de soins adaptés et accessibles. Nous mettons un point d'honneur à offrir un accompagnement personnalisé, basé sur des approches thérapeutiques modernes et éprouvées, dans chacun de nos 11 établissements, répartis en régions AURA, Grand Est, Hauts de France et Ile de France.
En tant qu'organisation dynamique et en pleine croissance, nous valorisons la collaboration et l'innovation pour répondre aux défis contemporains de la santé mentale, à cet effet, nous renforçons notre équipe siège et recrutons ainsi un.e chargé.e de coordination administrative.
En votre qualité de chargé.e de coordination administrative, en lien avec l'Office Manager du siège, vous serez en charge au sein du Gie Ressources Santéa d'assurer pour l'ensemble des membres, les principales missions suivantes :
1. Support administratif dans des domaines variés
- Participation à la tenue des dossiers administratifs (assurantiels, relations fournisseurs, documents contractuels.).
- Mise en forme de courriers et création ou adaptation de supports de communication interne/externe.
- Gestion du courrier du siège (réception, tri, diffusion, envois).
- Gestion des fournitures administratives (anticipation des besoins, suivi des stocks, commandes).
- Participation à l'organisation de manifestations telles que des séminaires, journées portes ouvertes et événements internes structurants.
2. Gestion des déplacements du personnel
- Appui aux professionnels du siège et des établissements pour l'organisation des déplacements (réservations, coordination logistique, optimisation des trajets).
- Suivi du parc de véhicules de service (planning, maintenance, transmissions d'informations).
3. Support au service immobilier
- Suivi d'indicateurs définis (tableaux de bord opérationnels mis à jour régulièrement).
- Suivi des contrats et gestion des levées de réserves en lien avec les interlocuteurs concernés.
4. Lien avec les fournisseurs
- Appui auprès des services du siège ou des établissements dans les relations avec les fournisseurs (réponses aux demandes, suivi des interventions, relances).
- Recherche de nouveaux prestataires sur des besoins ciblés (analyse comparative, aide à la sélection).
5. Participation à des missions ponctuelles
- Participation à des missions ponctuelles en lien avec les compétences et les priorités du groupement, avec un rôle transverse et opérationnel.
Profil recherché
- Diplôme Bac +2 en secrétariat, assistance ou gestion administrative.
- Expérience réussie dans un poste similaire
- Compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec méthode et fiabilité.
- Maîtrise des outils bureautiques (pack Office) et aisance avec des logiciels de gestion ou de suivi.
- Compétences en communication rédactionnelle (orthographe maîtrisée, capacité à synthétiser).
- Autonomie, réactivité et sens du travail collectif.
- Disponibilité pour des déplacements ponctuels.
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