Opérateur.rice approvisionnement f/h

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Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.

Sous la responsabilité hiérarchique du/de la Coordinateur.rice Approvisionnement, l’Opérateur.rice approvisionnement a en charge la gestion opérationnelle des commandes de l’unité d’approvisionnement « Casier départ ».

MISSION

Assurer le traitement et suivi des commandes terrain au Casier Départ :

1. Traitement en autonomie de toute les commandes terrain adressées au Casier (logistiques, médical et librairie) ainsi que des éventuelles commandes de clients externes (librairie)
2. Suivi des commandes en collaboration avec les terrains, via les outils de gestion et de communication disponibles
3. Réponse aux demandes des terrains et cellules d’articles non référencés en proposant des solutions, le cas échéant avec le support du/de la Coordinateur.rice et des Référents métiers concernés
4. Mise en concurrence et achat ponctuels d’articles non-référencés le cas échéant avec le support du/de la Coordinateur.rice, dans le respect de la procédure d’achat siège en assurant la relation avec le fournisseur et le suivi des livraisons
5. Transmission au/à l'Opérateur.ice approvisionnement - expéditions de toutes les informations nécessaires à la préparation physique des commandes
6. Distribution générale des publications (guides) qui doivent être diffusées sur les terrains (commandes « push »)

Gérer les réapprovisionnements de stocks et approvisionnements occasionnels :

7. Passer les commandes auprès des fournisseurs validés (internes et externes), pour tous les types d’articles gérés en stock
8. Approvisionnements occasionnels d’articles non stockés pour répondre aux besoins des terrains
9. Documentation de tous les dossiers d’achat pour validation, dans le respect de la procédure d’achat siège
10. Suivi de la bonne exécution des commandes par les fournisseurs, en maintenant une communication adéquate à chaque étape, du devis à la livraison.
11. Transmission au / à l'Opérateur.rice approvisionnement - expéditions de toutes les informations nécessaires à la réception physique des livraisons
12. Coordination, en collaboration avec l'Opérateur.rice approvisionnement - expéditions, des livraisons directes du fournisseur au terrain (notamment pour les ordinateurs), en assurant la circulation de l’information entre tous les acteurs
13. Gestion des réclamations auprès des fournisseurs, en collaboration avec le / la Coordinateur.rice
14. En collaboration avec le Centre de documentation et le BI, suivre l’évolution de la Bibliothèque opérationnelle (introduction et élimination des ouvrages dans le système EBP, lancement des révisions annuelles avec le centre doc, lancement des impressions) et faciliter la circulation de l’information auprès des terrains lors des commandes.

Contribuer au bon fonctionnement général de l’unité Casier Départ :

15. Passer les commandes de fournitures et matériels nécessaires au fonctionnement du casier
16. Participation aux inventaires, et contribution à l’analyse des écarts et à la définition des actions correctives
17. Entretien régulier de l’outil de gestion (EBP) – mise à jour des paramètres, des articles, des fournisseurs, …
18. Contribution à la diffusion des procédures et bonnes pratiques d’approvisionnement des missions via le siège
19. Communication occasionnelle et régulière avec les Référents métiers sur les évolutions techniques et retour de l'information au/à la Coordinateur.rice avec propositions des mises à jour
20. Etablir le reporting mensuel de son activité et le transmettre au/à la Coordinateur.rice
21. Effectuer d'autres reportings réguliers éventuels demandés par les partenaires (les cellules, les urgences, la comptabilité...) via fichiers partagés dans SharePoint ou directement au demandeur

Activités éventuelles de l'emploi :

22. En back-up du / de l'Opérateur.rice Approvisionnement - expéditions : préparation des expéditions (picking, packing, documentation), accueil et briefing des expatriés; prise en charge des dossiers d’expéditions, notamment des articles sous-douane
23. En back-up du / de la Coordinateur.rice Approvisionnement : approvisionnements spécifiques, briefings coordinateurs et responsables appro, support aux opérations

Profil recherché

24. Formation en approvisionnement ou gestion BAC et/ou expérience professionnelle de minimum 2 ans dans un poste similaire
25. Une formation en logistique /approvisionnement / administration humanitaire est un plus.

Expérience :

26. Une expérience à un poste de logisticien/supply sur le terrain est souhaitée

Compétences :

27. Maitrise du pack Office
28. Connaissances d’un logiciel de gestion type ERP (connaissance d’EBP est un plus)
29. Gestion des commandes clients/fournisseurs
30. Gestion administrative
31. Négociation commerciale de base
32. Communication

Aptitudes

33. Rigueur
34. Bon relationnel et esprit d’équipe,
35. Diplomatie
36. Sens du service client
37. Gestion du stress
38. Capacité à anticiper
39. Gestion des priorités

Langues : Français et anglais professionnel, à l’oral et à l’écrit (B2).

Conditions d'emploi

Statut : CDI à temps plein. Poste assimilé cadre, basé à Paris.

Rémunération et avantages :

40. 38,4 K€ brut annuel sur 13 mois
41. 22 jours de RTT par an
42. Télétravail selon les règles en vigueur chez MSF (2 j/sem.)
43. Mutuelle prise en charge à %
44. Titres-restaurant de 12€ (prise en charge à 60% par MSF)
45. Prise en charge à 50% de l'abonnement de transport en commun (hebdomadaire, mensuel ou annuel) OU indemnité kilométrique vélo (0,25€ par km, limité à € par an)

Poste à pourvoir : juin

Date limite de dépôt de candidatures 15 mai