Assistant mutualisé des dga h/f - communauté d'agglomération paris saclay

Vos missions en quelques mots L'agglomération Paris-Saclay recrute son nouvel Assistant mutualisé des Directeurs Généraux Adjoints H/F pour optimiser la gestion de leur activité, dans le cadre d'une relation de travail reposant sur la fiabilité et la réserve. Véritable relais avec les services, vous contribuez à fluidifier la circulation de l'information et du fonctionnement avec les directeurs et responsables de service. A ce titre, votre quotidien sera rythmé par les missions suivantes : - Coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure - Organiser l'agenda de 4 directeurs généraux adjoints : tenue et prise des rendez-vous en fonction de leurs priorités, rappel des informations importantes et transmission des messages, organisation des déplacements - Réaliser et mettre en forme de travaux de bureautique : prise de notes et mise en forme de tout type de courriers, saisie de documents de formes et contenus divers, organisation du classement et de l'archivage des dossiers, suivi de projets et activités de la direction générale, intégration des priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat - Assurer l'accueil téléphonique et physique : renseignement des interlocuteurs et relais si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, réception, filtre et transmission des messages téléphoniques et des courriels - Organiser et la planifier des réunions : rédaction des ordres du jour, respect des délais de transmission de documents avant les réunions, prise des notes lors des réunions et rédaction des comptes-rendus - Assurer un soutien à l'organisation des séminaires, réunions, conférences, accueil de nouveaux arrivants et autres événements professionnels - Etre référent·e sur les questions RGPD et data pour les DGA Préparer et suivre le tableau des astreintes de la collectivité Mission complémentaire : aide ponctuellement en cas d'absence des assistantes de la DGS ou du Président Relations fonctionnelles : - Relations régulières avec les directions de l'agglomération - Contacts avec les élus communautaires, les communes du territoire et les partenaires institutionnels extérieur Profil recherché Fort·e d'une première expérience sur un poste d'assistanat administratif, vous avez une bonne connaissance du fonctionnement, de l'organisation et de l'environnement des collectivités et des établissements publics intercommunaux. Vous maitrisez les enjeux administratifs de l'intercommunalité et vous comprenez les processus décisionnels et le cadre juridique des collectivités territoriales. Une connaissance du territoire sera appréciée. Savoir faire - Bon niveau d'orthographe, de syntaxe et de grammaire, qualité rédactionnelle et aptitude à la prise de note - Maitrise des techniques de communication écrite et orale - Techniques d'analyse et de gestion de l'information - Connaissance des techniques de secrétariat, des logiciels bureautiques et informatiques - Capacité d'analyse, de synthèse, de rédaction et d'organisation - Réel sens de l'organisation et de la gestion du temps de travail Savoir être - Capacité d'organisation, rigueur et méthode - Capacité d'adaptation à son niveau d'interlocuteur et aux situations - Qualité relationnelles, sens de l'écoute et du contact, tact et diplomatie - Travailler en transversalité et équipe - Avoir le sens des responsabilités - Faire preuve d'initiative, de disponibilité et de réactivité - Respecter la confidentialité - Savoir rendre compte