Assistante administrative (travaux publics) (h/f)

Missions principales :

L'assistante administrative assure la gestion administrative de l'entreprise, le suivi des dossiers, la rédaction et le suivi des appels d'offres, ainsi que l'appui aux équipes
techniques et de direction dans une entreprise de Travaux Publics.

Activités et responsabilités :

1. Gestion administrative générale
- Accueil téléphonique et physique des clients, fournisseurs, partenaires et salariés.
- Traitement et diffusion du courrier entrant et sortant.
- Gestion, classement et archivage des documents administratifs, techniques et contractuels.
- Rédaction de courriers, notes et comptes rendus.

2. Suivi des marchés et des appels d'offres
- Rédaction complète et mise en forme des dossiers de réponse aux appels d'offres.
- Préparation et suivi des documents administratifs obligatoires (DC1, DC2, attestations sociales et
fiscales, assurances, certifications QUALIBAT, PPSPS, DOE...).
- Dépôt et suivi des candidatures via les plateformes de dématérialisation.
- Suivi des dossiers de sous-traitance et demandes d'agréments.

3. Suivi du parc matériel
- Gestion administrative du parc matériel (engins, véhicules, outillage).
- Suivi des contrôles techniques obligatoires, des assurances, des visites réglementaires et des
certifications (VGP, assurance décennale, conformité).
- Mise à jour et archivage des dossiers matériels.
- Suivi des plannings d'utilisation et de maintenance en lien avec les équipes opérationnelles.

4. Gestion comptable et financière (en appui)
- Suivi et contrôle des factures fournisseurs et clients.
- Préparation des situations de travaux et suivi des règlements.
- Vérification des bons de commande, livraisons et factures.

5. Gestion RH et administrative du personnel (selon besoins)
- Suivi des heures du personnel chantier et transmission à la paie.
- Suivi des visites médicales, habilitations et formations obligatoires.
- Gestion administrative des dossiers du personnel (contrats, absences, congés, intérimaires).

Compétences requises :

Savoirs / Connaissances
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, plateformes dématérialisées).
- Connaissance des procédures administratives liées aux marchés publics.
- Notions de gestion du matériel et des obligations réglementaires dans les Travaux Publics.

Savoir-faire
- Rédaction claire et structurée de dossiers d'appels d'offres.
- Rigueur dans le suivi administratif et documentaire.
- Gestion simultanée de plusieurs priorités.
- Organisation et respect strict des délais.

Savoir-être
- Sens de la confidentialité.
- Polyvalence et autonomie.
- Esprit d'initiative et d'anticipation.
- Bon relationnel et sens du travail en équipe.

Formation / Expérience :

- Bac +2 en assistanat de gestion, secrétariat, comptabilité ou équivalent.
- Expérience dans le secteur BTP / Travaux Publics fortement souhaitée.

Conditions du poste :

- Contrat : CDD évolutif en CDI selon performance
- Temps plein : 35 h / semaine
- Localisation : Varennes-Jarcy (91)
- Télétravail possible après une période d'intégration réussie
- Rémunération : selon profil et expérience