Assistant administratif h/f

FICHE DE POSTE - Assistant·e administratif·ve polyvalent·e
Maison Sport Santé & Organisme de formation du CDOS89

1 - Identification du poste
Intitulé du poste : Assistant·e administratif·ve polyvalent·e
Type de contrat : CDI à temps complet
Lieu d'affectation :
Maison de l'Yonne Cyrille Carré - 8 avenue Joffre - 89000 Auxerre
Déplacements :
-Département de l'Yonne
-Ponctuellement sur le territoire national
(Véhicule de service mis à disposition)
Permis B : obligatoire

2 - Positionnement hiérarchique
-Pour les missions liées à la Maison Sport Santé :
> Sous la responsabilité directe de la Directrice, qui supervise l'ensemble des missions et des personnels.
-Pour les missions liées à l'organisme de formation :
> Sous la responsabilité fonctionnelle du Responsable de l'organisme de formation,
> La Directrice assure la supervision globale.
-L'ensemble de ces missions est sous la responsabilité du Président de la structure.

3 - Missions principales

> A. Maison Sport Santé de l'Yonne (missions indispensables)
-Accueil téléphonique et gestion des mails
-Renseignement du public et orientation vers les activités adaptées
-Gestion administrative complète des inscriptions des participants :
osaisie et suivi sur la plateforme GOOVE,
oprescriptions médicales, certificats médicaux, bilans physiques, séances
-Interface administrative avec la plateforme GOOVE et suivi des statistiques
-Interface avec les éducateurs sportifs :
otransmission des informations,
ocoordination administrative (planning, annulations, remplacements)
-Gestion et suivi des présences des participants
-Vérification des factures des prestataires
-Gestion des conventions liées à la Maison Sport Santé
-Gestion administrative des transports des participants
-Coordination avec les collectivités (conventions de prêt de salles, relations administratives)
-Participation à la commission interne « Sport Santé »
-Présence ponctuelle sur des salons, forums, soirées ou événements liés au sport-santé

> B. Organisme de formation du CDOS89 - certifié QUALIOPI
(missions administratives pures, sous supervision du responsable de l'organisme de formation)
-Accueil administratif des stagiaires et des formateurs
-Gestion administrative des actions de formation :
oinscriptions, convocations, émargements, attestations, bilans
-Suivi et mise en conformité des procédures QUALIOPI
-Constitution et suivi administratif des dossiers de financement
(OPCO, conventions, devis, facturation)
-Suivi administratif et financier des formations
-Classement, archivage et traçabilité des documents obligatoires
-Participation à la commission interne « Formation »
-Présence ponctuelle sur des salons, forums, soirées ou événements de promotion de la formation

> C. CDOS89 / Maison des sports (missions transversales)
-Réservation des salles de réunion
-Appui administratif à l'organisation d'actions ponctuelles :
salons, conférences, réunions, assemblées générales, événements institutionnels
-Gestion du courrier et de l'administratif courant
-Mailing et soutien logistique

4 - Compétences requises
-Expérience professionnelle exigée sur un poste administratif similaire
(idéalement en association, organisme de formation ou structure institutionnelle)
-Maîtrise avancée des outils bureautiques (Pack Office)
-Connaissance du monde associatif et/ou sportif serait un plus
-Connaissance du logiciel GOOVE serait un plus
-Bonne maîtrise de l'expression écrite et de l'orthographe
-Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers administratifs

5 - Savoir-être attendus
-Rigueur, organisation et fiabilité
-Sens du relationnel et de l'accueil
-Discrétion et respect de la confidentialité
-Polyvalence et capacité à travailler en équipe
-Autonomie dans l'organisation du travail
-Capacité et envie d'apprendre
-Accepter et aimer se former, monter en compétences et s'adapter à l'évolution des outils et procédures

6 - Conditions particulières d'exercice
-Disponibilité ponctuelle en soirée ou week-end (salons, forums, événements)
-Déplacements réguliers sur le département de l'Yonne
-Poste à pourvoir de suite
-Rémunération selon profil