Un(e) employé administratif et d’accueil h/f)

À propos de nous

Ville d’eau, ville d’art, ville judiciaire, ville universitaire, Aix-en-Provence compte de nombreux atouts naturels et historiques incarnant l’art de vivre en Provence, socle de son attractivité nationale et internationale. Avec près de 150 000 habitants, et située au pied de la montagne Sainte-Victoire, Aix-en-Provence appartient à la région Provence-Alpes-Côte d’Azur et forme avec 35 autres communes le pays d’Aix au sein de la Métropole Aix-Marseille Provence.


Mission

Vous participez aux activités de l’accueil général de l’Hôtel de Ville, du standard et du bureau du courrier, au sein du Service Démocratie Participative et Relations aux Usagers.

ACTIVITÉS



* Assurer la gestion des courriers entrants et sortants



Vous triez et orientez les courriers vers les différents services et directions.
Vous enregistrez le courrier dans Maarch.
Vous assurez la traçabilité des colis et des Chronoposts, à l’arrivée comme au départ.
Vous affranchissez tous les types de courriers.
Vous distribuez les courriers internes ainsi que ceux destinés aux élus.
Vous préparez les tournées du vaguemestre (matin et après-midi).
Vous gérez les contacts dans le logiciel Maarch.
Vous distribuez la presse quotidienne.



* Assurer l’accueil physique des usagers



Vous accueillez, orientez et renseignez le public, à l’accueil physique comme par téléphone.

Vous réceptionnez les doléances et enregistrez les réclamations des usagers.

Vous enrichissez la base de contacts et les données utiles.



* Assurer l’accueil téléphonique des usagers



Vous répondez aux appels des usagers.

Vous apportez des réponses de premier niveau aux administrés.

Vous orientez les appels vers les services concernés.

Vous saisissez les indicateurs de suivi de l’activité.


Profil

Vous possédez le permis B.

Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et bureautiques.

Vous connaissez idéalement le logiciel MAARCH.

Vous avez l’esprit de synthèse.

Vous savez gérer votre temps.

Vous connaissez les services de la Ville et l’environnement institutionnel.

Vous avez une bonne élocution.

Vous êtes autonome, disponible, courtois(e), discret(e) et rigoureux(se).

Vous avez le sens du travail en équipe et le sens du service public.



CONDITIONS D’EMPLOI

Cycle de travail : 37h30 semaine - 7h30 par jour

Plage horaire 8h00 -16h30 avec une pause méridienne d’une heure ou 8h30-17h00 avec une pause méridienne d’une heure. Le planning est fourni 15 jours avant



Lieu d’affectation : Hôtel de Ville



Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelle.