Secrétaire de scolarité (f/h)

RESPONSABILITÉS :

Auprès de la responsable de scolarité de la Faculté Lettres, langues, Sciences Humaines et Sociales, le·la Secrétaire de Scolarité gère administrativement les étudiants de leur inscription jusqu'à l'obtention du diplôme. Pour ce faire, il·elle utilise tout ou partie des logiciels suivants : APOGEE, ADE, E-CANDIDATURE, UNICAMPUS, PSTAGE, PARCOURSUP ...
vos activités : assurer l'accueil physique et téléphonique, la réception et le traitement des courriers et courriels; conseiller les usagers (étudiants, enseignants, auditeurs libres ...); mettre à jour et préparer tous les documents de rentrée (base de données, courriers, listes...); assurer le suivi des dossiers (candidatures, inscriptions administratives, inscriptions pédagogiques, demandes de transfert, bourses, opérations d'encaissement et de remboursement, édition des cartes d'étudiant, conventions de stage...); mettre en application dans le logiciel APOGEE les décisions liées à la scolarité : structures d'enseignement (création et saisie du schéma de formation, réactualisations éventuelles),modalités de collecte (MCC, liens de correspondance, règles de calcul de note et de résultat), charges d'enseignement et codes CNU, ...; préparer les sessions d'examens : vérification des calendriers des examens, sujets (collecte et éventuellement reprographie); saisir et calculer dans le logiciel APOGEE les notes et résultats, établir le maquettage des relevés de notes et des procès verbaux de jury; contrôler l'assiduité des étudiants (pour les boursiers, en lien avec le CROUS) et des stagiaires de formation continue en lien avec le Service Formation Continue; transmettre aux étudiants tous les documents administratifs et pédagogiques en lien avec leur scolarité; assurer le soutien logistique de l'activité d'un service : contrôler les échéances, préparer les jurys, organiser les examens

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous êtes titulaire d'un Bac ou d'un diplôme équivalent de niveau 4 minimum. Vous excellez en organisation, en anticipation et en réactivité. Le travail en équipe et la capacité à rendre compte font partie de vos atouts majeurs. Vous possédez d'excellentes capacités d'adaptation. Une connaissance du secteur de l'enseignement supérieur serait un plus. Vous êtes reconnu(e) pour vos compétences relationnelles et votre rigueur. Vous savez gérer et prioriser vos activités dans un environnement complexe et répondre aux urgences.
Pourquoi nous rejoindre ?
• Des valeurs : une université audacieuse, entreprenante et engagée, attachée à la qualité de vie au travail et riche en projets.
• Environnement de travail : un campus universitaire de qualité à proximité du centre-ville.
• Avantages : participation aux frais de transport en commun, forfait mobilités durables, remboursement partiel de la mutuelle.
• Offres loisirs, sport et culture : des tarifs très attractifs et accès à nos bibliothèques pour tous les agents.
• L'établissement est conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique).
• Accès au restaurant universitaire (tarif UBS à partir de 3,88 euros selon l'indice).
• Conditions de travail : 50 jours de congés par an avec une semaine de travail de 36h30, possibilité d'aménagement sur 4,5 jours avec l'accord du supérieur hiérarchique (N+1).
• Télétravail possible selon les nécessités de service et avec l'approbation du N+1.
• Poste ouvert aux agents titulaires et contractuels de catégorie C (CDD d'un an renouvelable) avec une rémunération de 1950 euros brut mensuel.
Prise de poste : 1er septembre 2025
Date limite de candidature : 22 août 2025. Merci de transmettre obligatoirement votre lettre de motivation et votre CV.