Description du poste
Le poste a pour objectif de piloter la stratégie, la mise en œuvre et l’amélioration continue de la gouvernance documentaire et de la protection de l’information, afin de garantir la sécurisation des savoir-faire de l’entreprise, la conformité réglementaire et l’efficacité opérationnelle.
L’ensemble des activités s’inscrit dans le cadre des normes ISO 9001, ISO 15489, ISO 30301, ISO 27001 et ISO 27701.
1. Gouvernance documentaire
* Définir et maintenir la politique documentaire et le système de management de la documentation.
* Structurer le référentiel documentaire : cartographies, plans de classement, métadonnées, arborescences et modèles.
* Définir et formaliser les rôles et responsabilités (métiers, gestionnaires documentaires, DSI, Qualité, RSSI).
* Mettre en place et maintenir les processus documentaires : création, validation, diffusion, archivage et destruction.
* Superviser la gestion et la conservation des documents et organiser les audits internes du système documentaire.
* Piloter la feuille de route documentaire et les indicateurs associés.
2. Protection de l’information
* Définir le cadre de classification des informations (public, interne, confidentiel, etc.).
* Déployer les règles de protection de l’information et garantir leur application dans les espaces documentaires.
* Collaborer avec la DSI et le RSSI sur les contrôles techniques : gestion des accès, chiffrement, DLP, accès externes.
* Analyser les incidents liés à l’information et piloter les actions correctives.
* Garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations.
3. Conformité et gestion des risques
* Garantir la conformité aux exigences de la norme ISO 9001 et l’alignement avec ISO 15489, ISO 30301, ISO 27001 et RGPD.
* Contribuer à l’analyse et à la maîtrise des risques liés à l’information documentaire (perte, fuite, accès non autorisé).
* Préparer et accompagner les audits internes et externes.
* Identifier les non-conformités et piloter les plans d’amélioration.
4. Accompagnement des équipes
* Structurer et animer le réseau de gestionnaires documentaires des différentes directions.
* Assurer un support expert sur les problématiques documentaires complexes.
* Déployer les actions de formation et de sensibilisation aux bonnes pratiques documentaires.
* Accompagner les métiers dans la gestion des documents sensibles ou partagés avec des partenaires externes.
5. Projets documentaires et outils
* Piloter les projets transverses liés à la documentation et à la sécurité de l’information : GED, archivage électronique, classification documentaire, gestion des droits d’accès, e-signature.
* Définir les besoins fonctionnels, participer au choix des solutions et piloter les déploiements et migrations.
* Assurer la cohérence avec les autres systèmes d’information (ERP, PLM, CRM, outils métiers).
6. Dimension internationale
* Préparer l’extension du modèle documentaire à l’échelle internationale.
* Cartographier les pratiques locales et piloter les plans de convergence.
* Coordonner un réseau international de correspondants documentaires.
7. Pilotage et amélioration continue
* Définir et suivre les KPI et indicateurs de performance du système documentaire.
* Optimiser les processus du Système de Management de la Gestion Documentaire (SMGdoc).
* Réaliser des audits documentaires et piloter les actions correctives et préventives.
* Contribuer aux projets digitaux liés à la classification, DLP, archivage ou migration documentaire.
digitaux corporate (classification, DLP, archivage, migration, e signature).
Qualifications
* Expertise en gouvernance documentaire et records management
* Bonne connaissance des normes ISO 9001, ISO 15489, ISO 30301
* Connaissances en sécurité de l’information : ISO 27001, ISO 27701, RGPD
* Expérience des outils Microsoft 365 : SharePoint, Teams, OneDrive, Sensitivity Labels, Retention, Data Loss Prevention
* Maîtrise des cycles de vie documentaires, métadonnées et gestion des archives
* Compétences en audit interne, gestion des risques et gestion de projet
* Capacité à structurer, simplifier et standardiser des processus
* Leadership, pédagogie et conduite du changement
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