Assistant(e) direction cellule réseaux et fluides

Vos missions :

Un poste d'Assistant(e) de Direction Cellule Réseaux et Fluides (H/F) est à pourvoir au sein de la BU Immobilière.

Sous la responsabilité du Directeur de l'Exploitation et de la Maintenance, l'Assistant(e) de Direction a notamment pour missions principales :

- L'assistanat du Directeur et de la cellule réseaux et fluides
- Accueil physique et téléphonique
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
- Renseigner et orienter les interlocuteurs internes et/ou externes
- Gérer les agendas : Planifier, anticiper, adapter, priorisés prise de rendez-vous
- Gérer les plannings des congés et validation des congés
- Gérer et suivre les réclamations des clients
- Suivre administrativement les contrats de maintenance
- Etablir des ordres de facturation et d'avoir
- Participer au respect des procédures administratives de la SEMMARIS
- Envoyer les plans de préventions aux entreprises
- Assurer l'interface au sein du service.

- La mise en forme de travaux de bureautique
- Trier, répartir et envoyer des courriers
- Rédiger des courriers, comptes rendus, relances, mailing, graphiques, notes internes, PV, etc...
- Organiser de l'archivage des dossiers
- Mettre à jour les bases de données (clients, prestataires extérieurs, ...)
- Mettre en forme des documents

- La gestion et le suivi des procédures d'appel d'offre
- Préparer les dossiers d'engagement, de Comité des marchés
- Relire et mettre en page les appels d'offres sur leur partie technique (CCTP)
- Suivre les appels d'offres dématérialisés sur la plateforme MAXIMILIEN

- Le suivi de la cellules Réseaux et Fluides
- Etablir les bons à payer des contrats de maintenance
- Établir les abonnements et résiliations du chauffage sur EGEE.
- Préparer les ordres de refacturation et/ou avoirs.