Assistant.e administratif.ve poyvalente en apprentissage (h/f)

Description du poste

Rattaché.e au Directeur des Achats et Services Généraux / Directeur de site, et aux côtés de l’Assistante déjà en place, vous jouerez un rôle essentiel et central au sein de l’entreprise.
Vous serez un/une « facilitateur.rice » et contribuerez activement à l’organisation et au bon fonctionnement globale de l’entreprise. Vous serez notamment en charge de la gestion des dossiers administratifs, du traitement du courrier, de l'accueil physique et téléphonique.

Et si en plus vos idées et votre créativité vous permettent d'améliorer et de faciliter les process déjà en place, vous êtes celui/celle qu'il nous faut !

VOS MISSIONS PRINCIPALES :

Administration :

• Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques et prendre les messages si nécessaire
• Assurer l’accueil physique des visiteurs et du personnel
• Orienter, conseiller les visiteurs vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Gérer la réception des livraisons
• Mettre en forme tous types de courriers, des mailings, des documents internes, …
• Traiter le courrier entrant et sortant
• Recevoir et orienter les demandes des collaborateurs
• Conseiller les collaborateurs sur les procédures internes, en place, liées au poste

Organisation des déplacements :

• Contribuer à l'organisation des déplacements professionnels des collaborateurs (Réservations d’hôtels, vols, train,…)
• Contribuer à l'organisation des déplacements de personnes extérieurs à l’entreprise
• Contribuer à l'organisation et au suivi des participations des collaborateurs à des congrès nationaux et internationaux (Établissement d’un budget prévisionnel, inscriptions aux congrès, reporting,…)

Back Office :

• Participer à la gestion des plannings de réservation des salles de réunion
• Préparer les salles de réunion
• Participer à la gestion et au suivi des accès au bâtiment de l’entreprise (attribution et paramétrage des badges, commandes de badges, attestation de remise de badges,…)
• Participer à la communication interne (mails d’informations, affichage) liée aux activités sur le poste

Comptabilité Achats et Commandes :

• Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et gérer les commandes (fournitures de bureau, stock cafèt,…)
• Vérifier l’état des stocks de papeterie et gérer les commandes auprès de notre imprimeur (cartes de visites, papier entête, papier suite et cartes de courtoisie)
• Gérer les commandes traiteur / les réservations au restaurant
• Gérer les réservations de taxis
• En collaboration avec le service comptabilité, établir les notes de frais (Interne) via notre logiciel dédié (Cleemy – LUCCA) et les demandes de remboursement (Externe)
• En collaboration avec le service comptabilité, établir et suivre les demandes d’achats pour toutes les dépenses en lien avec l’activité sur le poste

• Type de contrat : Apprentissage (Alternance)
• Début du contrat : 1er septembre 2026 avec possibilité d'effectuer un stage de 2 mois sur la période de juillet à août 2026.
• Salaire : Rémunération légale + avantages : Tickets restaurant / Prise en charge transports à 50% / Mutuelle, divers avantages CE,etc..


Profil recherché

• Vous êtes diplômé(e) d’un Bac+2 (minimum) dans le domaine administratif ?
• Vous avez une expérience confirmée de minimum 2 ans sur un poste similaire ?
• Vous maîtrisez le pack office (principalement Word et Excel) et vous êtes à l’aise avec les outils numériques ?

Et si en plus…
• Vous êtes organisé(e), polyvalent(e) et autonome
• Vous êtes enthousiaste, investi(e) et fiable
• Vous êtes doté(e) d’une forte capacité d’adaptation, et savez gérer de nombreuses tâches simultanément
• Vous êtes diplomate, et doté(e) d’un excellent relationnel
• Vous avez de réelles aptitudes de communicant
• Vous maîtrisez le pack office et êtes à l’aise avec les outils numériques de manière générale
• Vous avez une bonne maîtrise de la langue anglaise

… alors votre profil nous intéresse !