Assistant administratif / assistante administrative (h/f)

Description du poste :
Nous recherchons un ou une assistant/e administrative travaux
Sous la responsabilité de la Responsable du service Administratif Travaux et en collaboration avec une assistante travaux, vous apporterez un appui administratif à la conduite de chantiers et suivrez la progression administrative des dossiers.
Vos principales missions seront les suivantes :
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Assurer le suivi commercial du dossier :
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Réaliser et constituer les dossiers de réponse aux appels d'offres,
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Télécharger les mises à jour documentaires sur les différentes plateformes de consultation,
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Assurer le recueil/classement des informations commerciales tout au long de la vie de l'affaire,
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Gérer les dossiers de commande : enregistrement, mises à jour, diffusion
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Gestion la partie administrative de chaque dossier, dans le respect des procédures et des délais :
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Traiter les Ordres de Service, avenants, et tout autre document et gérer leur validation et leur diffusion
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Constituer annuellement le dossier des pièces administratives des sous-traitants,
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Compléter les contrats de sous-traitance et les demandes d'agrément, les diffuser et les suivre
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Compléter les dossiers de révision et de renouvellement des diverses qualification et normes
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Transmettre les éléments de facturation au service comptabilité :
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Emettre les situations de travaux et facturation mensuelles via l'ERP
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Etablir les factures d'acompte
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Assurer les démarches de dépôts sur les plateformes dédiées (Chorus, Ediflex), et auprès des commanditaires (économistes, Architectes ou MO.)
Description du profil :
De formation Bac à Bac +2 dans le domaine de la gestion et/ou du commerce, vous avez une expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire, acquise dans une entreprise du secteur du bâtiment. Vous maitriser les outils informatiques et êtes parfaitement à l'aise avec les ERP.
Vous appréciez de travailler avec réactivité et pro activité, êtes à l'aise dans le suivi des relances tant à l'oral qu'à l'écrit et vous savez vous adaptez aux urgences.
Votre curiosité et vos capacités d'apprentissage seront les garants de votre réussite sur cette fonction.
La connaissance des appels d'offre et de l'environnement des marchés publics et de la sous-traitance serait appréciée.