Assistant-e en gestion administrative (institut néel) h/f

Informations générales

Réservé aux agents CNRS (fonctionnaires et CDI) et aux fonctionnaires et CDI de droit public
Intitulé de l'offre : Assistant-e en gestion administrative (Institut Néel) H/F
Référence : UPR2940-MOBINT-O51013
Lieu de travail : GRENOBLE
Institut : INP - Institut de physique
Date de publication : mercredi 30 avril 2025
Session : Campagne Printemps 2025
Groupe de Fonction : AIG2
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion administrative

Missions

Coordonner et instruire les dossiers de la direction d'un département scientifique de manière autonome
et rigoureuse en vérifiant la conformité réglementaire et les échéances.
Mettre en œuvre les recrutements et suivre les ressources humaines du département
Organiser des évènements internes et externes.
Assurer la circulation et la diffusion des informations grâce aux outils numériques.

Activités

Assister la direction du département :
- Coordonner l'agenda du directeur et de l'équipe de direction du département. Organiser les rendez-
vous
- Participer au bureau de direction et au conseil scientifique et technologique du département
- Réaliser des tableaux de bord et en assurer le suivi
- Instruire les dossiers de la direction en vérifiant la conformité réglementaire et les échéances
(
- Planifier et organiser des événements internes (conseils, rencontres avec les responsables
d'équipe, doctorants,
- Prendre des notes et rédiger les comptes rendus de réunion, rédiger des courriers administratifs
- Assurer la circulation de l'information, interagir avec les départements/services de l'institut et
les partenaires extérieurs

Gérer les ressources humaines du département : personnels permanents, CDD IT, visiteurs, stagiaires
:
- Appliquer les procédures et la règlementation du CNRS ou de l'Université pour instruire les
dossiers de personnels
- Informer et accompagner dans leurs démarches administratives les nouveaux personnels et favoriser
leur intégration
- Vérifier et instruire les conventions de stage : pièces justificatives, calcul de la gratification
- Assister les chercheurs dans la rédaction, la diffusion des offres d'emploi, suivre la sélection
des candidats, instruire les demandes de recrutement
- Mettre à jour les bases de données de personnels dans les applications (annuaires, organigrammes,

- Suivre et organiser le classement et l'archivage de documents importants

Activités transverses à l'ensemble du laboratoire :
- Contribuer à l'organisation de conférences et ateliers organisés par les chercheurs en lien avec
les membres du service
- Suivre les dossiers des campagnes annuelles (apprentissage,


Compétences

Savoirs :
- Maitriser les techniques de secrétariat et de communication
- Savoir hiérarchiser et traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en
vérifier la conformité
- Avoir le sens de l'organisation et de la gestion des priorités
- Maitriser le fonctionnement des organismes de recherche

Savoir-faire :
- Posséder d'excellentes qualités rédactionnelles ; rédiger des synthèses
- Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
- Mettre en œuvre des méthodes et rédiger des procédures de gestion administrative
- Extraire les données des systèmes d'information, mettre à jour et exploiter les bases de données
- Maitriser les logiciels de bureautique courants
- Planifier les activités et respecter les échéances
- Concevoir des tableaux de bords
- Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion

Compétences linguistiques
- Anglais : Compréhension écrite et orale serait un plus

Savoir être :
- Savoir respecter la confidentialité des informations et faire preuve de discrétion ;
- Être autonome et être force de proposition ;
- Avoir un bon relationnel
- Communiquer et faire preuve de pédagogie, savoir s'adapter aux divers publics du laboratoire et
aux interlocuteurs extérieurs
- Posséder un esprit méthodique et rigoureux ;
- Posséder de bonnes capacités d'adaptation ;
- Travailler en équipe ;
- Avoir un fort sens du service

Contexte de travail

L'Institut Néel est un laboratoire qui compte plus de 450 personnes dont 120 chercheurs, 50
enseignants chercheurs,120 ingénieurs et techniciens et près de 150 personnels non permanents
(doctorants, post-doctorants, CDD) et plus de 120 étudiants stagiaires par an. Le laboratoire compte
16 équipes de recherche et 11 pôles technologiques et 6 services communs dont le service
administratif.

Le service administratif est composé de 12 personnes chargées de l'aide au pilotage, de la gestion
des ressources humaines, de l'élaboration des dossiers de recrutements, des conventions de stages,
de la mise à jour et de l'alimentation des différentes bases de données du personnel. Il est chargé
du suivi des projets nationaux et européens, mais aussi de la communication et de la diffusion
d'informations internes et externes, de l'organisation des conférences, et d'alimenter et mettre à
jour le site web du laboratoire.

Le service est structuré pour que chacun ait en charge un ou plusieurs domaines d'activité : suivi
des affaires administratives de la direction, ressources humaines, accueil et suivi des personnels
permanents et non permanents, suivi des projets européens et projets nationaux, communication
interne et externe, coopération internationale, organisation de manifestations scientifiques,
sécurité.

L'agent recruté travaillera sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative, au
sein de l'un des 3 départements scientifiques (une centaine de personnels par département) et en
étroite relation avec l'équipe de direction du département et le service administratif. Des
formations pour la prise de poste seront proposées. Un tutorat avec les assistantes de direction des
autres départements sera mis en place à la prise de fonction.

Ce poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique
et nécessite que l'arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.