Hôtesse d'accueil - assistant administratif h/f

Le Groupe IMESTIA, groupe indépendant intervenant dans les secteurs de la restauration collective, du tourisme et de l'immobilier, recherche dans le cadre du développement de ses activités :

HÔTESSE D'ACCUEIL / ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) (H/F)

CDI - Temps plein
Poste basé à Vincennes

Rattaché(e) au Responsable des Services Généraux, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien des différents sites du Groupe et participez activement à la qualité de l'environnement de travail des collaborateurs.

Véritable interface entre les équipes internes, les visiteurs et les prestataires, vous intervenez sur des missions polyvalentes mêlant accueil, gestion administrative, logistique et coordination opérationnelle.

Vos missions

Accueil & gestion administrative

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et collaborateurs ;
- Représenter l'image du Groupe avec professionnalisme et sens du service ;
- Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que la réception des colis ;
- Assurer la transmission des messages et informations aux différents services.

Organisation & logistique

- Organiser les déplacements professionnels des collaborateurs (trains, avions, taxis, locations de véhicules) ;
- Participer à la gestion quotidienne des sites : suivi des interventions techniques, coordination des prestataires, préparation des salles de réunion ;
- Contribuer à l'organisation des déménagements et aménagements de bureaux.

Achats & suivi des fournitures

- Préparer les bons de commande liés aux fournitures et équipements ;
- Assurer le suivi des stocks et des besoins des différentes entités du Groupe ;
- Participer au suivi administratif des achats.

Gestion des prestataires & contrats

- Assurer le suivi des prestataires externes (nettoyage, sécurité, maintenance, téléphonie, photocopieurs) ;
- Participer au suivi administratif des contrats fournisseurs et clients ;
- Centraliser, classer et archiver les documents contractuels ;
- Gérer les dossiers liés aux sinistres et assurances ;
- Assurer le suivi administratif de la flotte automobile et de la téléphonie mobile.

Support opérationnel

- Apporter un soutien ponctuel aux différents services du Groupe selon les besoins ;

Participer aux projets transverses portés par les Services Généraux