Gestionnaire administratif (h/f)

1) Gestion du secrétariat administratif

Gestion des appels téléphoniques et redirection vers l'équipe
Gestion des courriels/courriers entrants/sortants, et redirection vers l'équipe
Suivi des adhésions Helloasso et inscriptions sur le site de la CPTS GVLG, le
Dashboard santé
Envoi de courriels à destination des professionnels du territoire (courriel de
bienvenue suite à l'adhésion ou l'inscription)
Mise à jour de l'annuaire de la CPTS GVLG, en lien avec l'équipe
Gestion des emplois du temps, déplacements et réunions
Classement, archivage des dossiers

2) Gestion administrative des ressources humaines

Gestion de l'administration des salariés : déclaration préalable à l'embauche (DPAE),
contrat de travail, absences, congés/RTT, visites médicales, départs, bulletins de
paie, déclarations sociales et fiscales, et notes de frais, en lien avec la directrice et la
gestionnaire de paie (prestataire externe à la CPTS GVLG)
Gestion des services généraux : assurance, services de sécurité, d'entretien et de
fournitures

3) Gestion de la vie courante de la CPTS GVLG

Réservation des salles pour les réunions
Préparation, récupération et saisie en ligne des feuilles d'émargement des
professionnel participants aux réunions
Organisation des rendez-vous de la directrice et réunions des groupes de travail à
planifier sur le Dashboard Santé
Envoi des courriels de relance en amont des réunions des groupes de travail en lien
avec la directrice et coordinatrice
Commande des repas pour les réunions des groupes de travail et soirées
professionnelles
Soutien auprès de la directrice pour l'organisation des évènements (AG, CA, etc.)

4) Gestion comptable et financière

Sauvegarde en ligne et archivage des factures
Saisie comptable
Saisie des heures de travail des professionnels qui participent aux groupes de travail
Pointage des factures et relevés de compte, en lien avec l'expert-comptable
(prestataire externe)
Liaison avec la banque pour toute mise à jour ou intervention
Transmission des données au commissaire aux comptes (CAC)

5) Intendance

Assurer le suivi des stocks et de la logistique (approvisionnements, expéditions et
livraisons) sous réserve de la validation par la directrice
Assurer le lien avec les prestataires (ex : service informatique externalisé en cas d'incident
constaté par un membre de l'équipe)