Chargé ou chargée des admissions et du suivi administratif - cdd - 36 mois

Missions
1. Gérer les admissions des formations diplômantes et certifiantes de la formation continue

2. Assurer le suivi administratif des participants tout au long de leur parcours de formation et après leur diplomation

Activités

1/ Gérer les admissions des formations diplômantes et certifiantes de la formation continue
• Centraliser tous les leads générés par les campagnes de promotion et envoyer les documents de candidature
- Saisir dans des fichiers de suivi de candidatures tous les contacts et demandes quelle que soit la source : plateformes, site, email, formulaire, téléphone…
- Envoyer la documentation demandée et les documents permettant de candidater à nos formations
• Gérer les demandes d'admission et assurer le suivi des dossiers de candidature
- Étudier chaque dossier de candidature en veillant à ce que tous les candidats remplissent les exigences et les critères d’admission
- Gérer les frais de candidatures, vérifier la complétude des dossiers de candidature, demander des compléments si nécessaire et relancer les candidats si besoin par e-mail ou téléphone
- Programmer les épreuves d’admission et planifier les entretiens des candidats éligibles
- Suivre les candidats tout au long de leur parcours d’admission
• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels entrants
- Répondre aux questions des prospects et candidats à l’aide de FAQ pour les demandes récurrentes, en faisant appel aux collègues et/ou en escaladant pour les plus difficiles
- Renseigner sur les formations visées et sur les services connexes à la formation : hébergement, contrat d’alternance, services offerts sur le campus…

2/ Assurer le suivi administratif des participants tout au long de leur parcours de formation et après leur diplomation
• Effectuer des tâches administratives liées aux admissions
- Préparer des dossiers et fichiers pour les jurys d’admission
- Envoyer des attestations d’admissibilité, des courriers de refus
- Élaborer des tableaux de reporting et statistiques d’admission
- Transférer des dossiers des admis vers la chargée des inscriptions
- Classer et archiver des dossiers dans le respect RGPD
• Participer au déploiement des sessions de formation
- Accueillir lors des rentrées des formations Mastère spécialisé
- Assurer une permanence d’accueil des formations certifiantes et stages courts
- Vérifier les salles, le matériel et les outils de formation
- Envoyer des convocations, suivre les présences / absences
- Mettre à disposition des supports pédagogiques
- Suivre les participants en formation jusqu’à leur diplômation : envoi attestations de formation, d’assiduité, de réussite…
• Participer au reporting et aux activités de promotion du service
- Participer aux déclarations des inscrits et diplômés aux institutions
- Mettre à jour de la base des diplômés
- Répondre aux enquêtes de suivi des anciens diplômés, questionnaires de satisfaction
- Participer aux journées portes ouvertes, présentation en visio, salons…

Spécificités


Les horaires de travail seront liés à ceux de Télécom SudParis et pourront être flexibles en fonction de la saisonnalité des activités du service de la formation continue et du calendrier des jurys d’admission et des événements liés au recrutement et à la sélection des candidats.

Nos formations étant déployées sur nos campus d’Évry et de Palaiseau ainsi qu’à Paris ou chez les clients, des déplacements en Île-de-France sont à prévoir.

Certaines participations à des salons pourront être demandées de façon exceptionnelle le samedi.

Formation

3. BAC +2

4. BAC avec une expérience professionnelle ≥ 4 ans

5. Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables

6. Maitrise des applications bureautiques : word, Excel, messagerie électronique, navigateur Internet

7. Compétences rédactionnelles

8. Savoir s’approprier les procédures et directives mises en place dans l’établissement

9. Excellente communication écrite et orale (téléphone et e-mail)

Compétences, connaissances et expériences souhaitables

10. Expérience au sein d’un organisme de formation ou d’un service d’admission

11. Connaissance de base du droit du travail, du droit de la formation

12. Connaissance de base de la formation professionnelle continue

13. Pratique de l’anglais (niveau B2)

Capacités et aptitudes

14. Sens du service client

15. Rigueur, sens de l’organisation et autonomie

16. Écoute et dialogue

17. Qualités relationnelles pour détecter les situations individuelles sensibles et en référer au responsable du service

18. Adaptation à différents interlocuteurs (direction, enseignants et formateurs, stagiaires de la formation continue et candidats)

19. Travail d’équipe

Informations complémentaires et candidature

20. Date limite de candidature : 1er octobre 2025

21. Nature du contrat : CDD - 36 mois

22. Catégorie et métier du poste (usage interne): III - M, Assistant de direction ou B (fonction publique)

23. Poste ouvert aux métiers de niveau immédiatement inférieur (usage interne)

24. Localisation du poste: Evry-Courcouronnes (91)

25. Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap

26. Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux contractuels

27. Conditions de travail : choix entre 3 cycles horaires de travail (37h30 et 41 jours de repos ou 38h30 et 46 jours de repos ou 40h et 54 jours de repos), 44 jours de congés, télétravail possible, restaurant et cafétéria sur site, accessibilité en transport en commun (avec participation de l'employeur) ou proche des axes routiers, association du personnel et association sportive sur le campus

28. Personnes à contacter : Joëlle MONANGE ; @telecom-