Assistant(e) de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi En tant qu'assistant(e) de directions, vous aurez un rôle de soutien au sein des activités de deux Directeurs généraux : la Directrice Générale des Services (DGS) et le Directeur général des Services à la Population (DGSPOP). Vous serez un point de contact essentiel pour garantir une organisation optimale et une communication efficace. Missions / conditions d'exercice En tant que qu’assistant(e) de directions vous serez placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la directrice générale des services.

Vos principales missions seront de :
oAssister la DGS et le DGPOP dans leurs missions courantes :
o
oCoordination et gestion administrative :
Organiser l’agenda des deux directeurs généraux
Gérer les rendez-vous en collaboration avec le Cabinet du Président
Gérer les courriers (fléchage) et des appels, filtrer les informations prioritaires
Préparer et suivre les réunions si nécessaire : convocation, prise de notes, rédaction des comptes-rendus et suivi des décisions
oOrganisation logistique :
Planifier les déplacements professionnels
Organiser les réunions en interne et avec les partenaires extérieurs
Alerter sur les problématiques en cours
Gérer les circuits de signature des parapheurs. Profils recherchés oDiplôme en assistanat de direction ou expérience significative dans un poste similaire.
oVous possédez des connaissances du fonctionnement d’une collectivité territoriale.
oExcellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint.).
oSens de la discrétion, excellentes compétences relationnelles et esprit d’équipe.
oCapacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur et autonomie.
oAvoir le sens des priorités
oSens du contact
oSens de l’écoute