Assistant administratif h/f - ec21907

Assistant administratif H/F - EC21907 Située au cœur du Val-de-Marne à 10km de Paris, la ville d'Orly offre un environnement dynamique et prometteur. Avec plus de 25 000 habitants, Orly vibre au rythme de projets ambitieux et engagés. Au-delà d'accueillir l'aéroport mondialement connu de Paris-Orly, la ville s'inscrit entre autres d ... ogramme ambitieux de transformation de ses quartiers et œuvre chaque jour à maintenir et développer son réseau de services à destination des habitants.
Vous souhaitez contribuer à des projets ambitieux et professionnalisants ?
N'hésitez plus et rejoignez notre équipe !

Sous la responsabilité de la Directrice Hygiène Développement Durable vous serez en charge du secrétariat du pôle Technique et Environnement de la collectivité en binôme avec un(e autre agent(e).

Socle commun :
- Traitement du courrier de l'ensemble du Pôle en l'absence de l'assistante du directeur du pôle
- Suivi et diffusion de la messagerie « secrétariat DST »
- Gestion des réclamations des riverains sur l'appli mobile, et via le site de la ville, par téléphone et par courrier
- Gestion d'agendas électroniques des directeurs/responsables du pôle
- Gestion des demandes d'interventions relevant du périmètre du pôle (ascenseurs, éclairage public, signalisation, chauffage, etc.) en lien avec les directeurs
- Accueil physique et téléphonique, organisation de rendez-vous et de séances de travail, transmission de messages, réservation de salles, organisation de déplacements, vidéoconférences .
- Préparation de dossiers
- Prise de notes, rédaction et mise en forme de courriers ou compte-rendu.

Dossiers spécifiques :

Astech et GIR :
- Assistance et suivi de la Gestion sur logiciels métiers ASTECH (gestion des demandes d'interventions) et GIR (gestion des demandes de mise à disposition de véhicules en autopartage)
- Saisie de demandes du pôle technique et Environnement ou des services exceptionnellement
- Extractions statistiques spécifiques
- Rapports d'activités et bil ... emandes

Comptabilité et finances :
- Aide à la préparation budgétaire, saisie des propositions budgétaires sur civil, report du budget voté d ... ableaux de suivi, ..
- Saisie de bons de commande sur civil et d ... ableaux de reporting
- Gestion et suivi de l'exécution budgétaire, alertes via les tableaux de suivi
- Validation des factures de location DIAC
- Extraction budgétaire à la demande et mensuellement (consommations de crédits, lignes marchés .)
- Contrôle des pièces comptables - révisons de prix

Marchés publics et contrats :
- Assistance au suivi et avancement des marchés publics et contrats
- Suivi de la planification des marchés à passer ou renouveler, alerte

Autorisations, code de la voirie/route :
- Rédaction d'autorisations liées aux occupations du Domaine Public, à la circulation, etc
- Suivi, affichage, transmission, tenue du registre des arrêtés
- Mise à jour du listing et organisation des réunions concessionnaires

Commission communale de sécurité :
- Convocation, frappe de procès-verbaux des commissions

Hygiène urbaine :
- Planification des actions 3D en l'absence de l'inspecteur de salubrité: dératisation, désinfection, désinsectisation de bâtiments ou réseaux d'égouts communaux
- Gestion des procédures liées aux déchets, dépôts sauvages et demandes de dérogation bruit
- Gestion planification et suivi des opérations de captures animales, des animaux morts ou errants, des chats libres
- Instruction de ... tention (animaux de catégorie 1 et 2)
- Rédaction de certificats de salubrités
- Suivi des procédures d'avis à l'occasion des études d'impact et des enquêtes publiques concernant les installations classées

Jardins potagers :
- Gestion des baux (préparation des contrats et suivi (signature)
- Suivi annuel des paiements