RESPONSABILITÉS :
En lien étroit avec un ou plusieurs ingénieurs pédagogiques, le poste Chargé(e) de Gestion de formation accueille, informe et oriente le public d'alternance et de formation continue. Il gère administrativement des parcours individuels en apprentissage et en formation continue, participe le cas échéant à l'organisation de salons, journées portes ouvertes, de conférences. Il alimente en données d'exploitation du système d'information.
• Accueillir et renseigner le public (visites, téléphone, mails) des usagers (entreprises, individus, financeurs) sur les formations dédiées et les modalités d'accès, en collaboration avec l'ingénieur de formation, assurer la relation avec les stagiaires, les entreprises, les OPCOs, Pôle Emploi, Transition pro, pendant la durée de la formation et après.
• Gérer les candidatures dans les formations dédiées (réceptionner les dossiers de candidatures via e-Candidat, vérifier leur complétude, assurer la relance le cas échéant, vérifier la conformité des pièces justificatives, le cas échéant assurer un suivi des dossiers incomplets.
• Gérer les contrats et conventions de formation : envoyer aux futurs stagiaires le dossier d'alternance ou de formation continue, en assurer le retour et le pointage, établir les devis de formation, subsidiairement aux ingénieurs de formation, établir les contrats, conventions et avenants de formation, relancer les retardataires, suivi des dossiers et des émargements
• Liaison avec la facturation interne du service via les dossiers partagés,
• Etablir les attestations de suivi et d'assiduité, classement des dossiers, attestations de présence
PROFIL RECHERCHÉ :
• A partir de Bac
• Cette fonction requiert une grande rigueur, une forte capacité de travail et une très bonne réactivité. Elle exige des connaissances pratiques en matière de formation continue, de la VAP et de la VAE ; de l'alternance associée à une connaissance de la diversité du public de la FC et des besoins de formation.
• Une connaissance du milieu universitaire ou éducatif serait appréciée.
• Connaissances pratiques de base sur la réglementation de la formation continue, de la VAP et de la VAE ; de l'alternance
• Connaitre la diversité des publics de la FC, leurs besoins de formation
• Connaitre les programmes de financement de la formation
• Maitriser les techniques de secrétariat
• Maitriser la mise en œuvre des logiciels bureautiques courants (traitement de textes, tableur)
• Hiérarchiser l'importance des courriers, courriels et appels téléphoniques
• Renseigner des logiciels métiers (Apogée inscription administrative, System Univ pour l'élaboration des contrats et conventions, logiciels partenaires AREF, KAIROS...)
• Gérer le système de classement
• Maîtriser les outils informatiques
• Esprit d'équipe
Avoir le sens du travail en équipe, de la communication et celui de la confidentialité
• Faire preuve de rigueur, de fiabilité et de disponibilité
CONTRAT – CONDITIONS D'EXERCICE
• Début de contrat prévisible : 01/09/2025
• Fin de contrat prévisible : 31/08/2026
• Contrat CDD 1 an renouvelable
• Télétravail possible après une période d'intégration
• Rémunération : à partir de 1836 € brut mensuel selon expérience, diplôme, parcours professionnel
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