Gestionnaire administratif (siège) - h/f

Description :

MISSION PRINCIPALE:

Au sein de la Cellule Tiers du Département des Affaires financières de l’Inserm, vous êtes en charge de la création/modification des fournisseurs et clients (Tiers) de l’Etablissement au niveau national, ainsi que de leurs coordonnées bancaires, dans l’outil de gestion financière et comptable de l’Inserm (SIFAC+).

Ce fichier national regroupe les fournisseurs et les clients français, européens et internationaux. Sa tenue conditionne la bonne exécution des dépenses et des recettes de l’Etablissement.

Vous réalisez votre activité en étroite relation avec les services financiers des Délégations Régionales et du Siège.

ACTIVITÉS PRINCIPALES:

· Réceptionner les documents ou demandes à traiter par courrier électronique,

· Vérifier l’exactitude et la conformité des informations reçues, notamment la raison sociale, le numéro d’identification du tiers, son adresse, ses caractéristiques et ses coordonnées bancaires,

· Archivage dématérialisé des documents reçus après leur validation,

· Enregistrement des données alphanumériques des tiers dans SIFAC+,

· Notifier les demandeurs par courrier électronique après traitement,

· Transmission à la demande des pièces archivées pour contrôle à postériori.

SPÉCIFICITÉ(S) ET ENVIRONNEMENT DU POSTE:

Pas de contrainte particulière



Profil recherché :


CONNAISSANCES:

· Bonne connaissance des logiciels bureautiques courants,

· La connaissance de SIFAC serait un plus,

· La connaissance des différents types de sociétés et de leurs droits associés serait un plus.

SAVOIR-FAIRE:

· Excellentes capacités de concentration et d’organisation,

· Appliquer des procédures avec rigueur, et méthode,

· Respect des impératifs de production, comme les délais et le nombre,

· Respect de la confidentialité des données traitées,

· Recherche des consignes à suivre,

· Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, messagerie, internet).

APTITUDES:

· Capacités d’adaptation aux évolutions,

· Capacité à travailler en équipe,

· Réactivité,

· Capacité à faire preuve d’autonomie,

· Capacité à procéder à l’enregistrement, l'indexation, au classement et à l'archivage dématérialisé des documents.

EXPÉRIENCE(S) SOUHAITÉ(S):

· Expérience en gestion des administrations et assistanat.

NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATION(S):

Bac à bac +2 en gestion des entreprises et des administrations.