Assistant(e) administratif(ve) et comptable adv (h/f)

My Digital Buildings recrute un.e Assistant(e) administratif(ve) et Comptable ADV. Vous aurez pour missions :

Assurer la gestion comptable :
Assurer la tenue du plan comptable : création de comptes tiers et affectation
Tenir la comptabilité générale (enregistrement d'écritures, de factures et de paiements) et transmettre
mensuellement les pièces comptables au cabinet d'expertise comptable
Réaliser les rapprochements bancaires (lettrage bancaire) sur l'ensemble des comptes de l'entreprise dont les lignes de prêt court terme
Procéder aux contrôles et vérification nécessaires au fil de l'eau à à chaque clôture de période (mensuelle,
quadrimestrielle)
Gérer les anomalies, procéder aux corrections, alerter son référent ou le responsable financier sur les erreurs qui
persistent
Collecter et fournir les justificatifs manquants

Gérer l'ensemble du processus administratif des ventes et des achats :
Gestion des ventes
Être à l'écoute des équipes Business et Exploitation pour déclencher les actions de vérification de fiche client, identification des contacts destinataires des factures à venir
Editer les factures selon les bons de commande et les devis émis
Valider les factures selon la checklist pré-établie
Transmettre les factures au bon service/destinataire chez le client
Gérer notre compte fournisseur chez nos clients
Assurer le suivi et la relance client jusqu'à l'encaissement (suivi, appels téléphoniques, gestion des procédures si nécessaire), effectuer notamment les relances préventives et « correctives » sur les impayés
Initier et suivre les dossiers transmis au cabinet de recouvrement ou aux huissiers
Gestion des achats
Réaliser l'intégration des factures fournisseurs dans l'outil comptable, les inscrire dans le circuit de validation,
vérifier leur affectation comptable
Gérer et vérifier les notes de frais, assurer les circuits de validation, faire les relances nécessaires et déclencher les paiements
Planifier et préparer les règlements (fournisseurs et collaborateurs pour les notes de frais, dépôt des fichiers de remise de virements)

Soutien administratif
Tenue du standard téléphonique
Gérer les attestation et les tenir à jour (assurances, fiscales, administratives)
Suivre les commandes et les livraisons
Tenir l'inventaire à jour et étiquetage des équipements pour les deux sites de Grenoble et Lyon

Votre profil :
Bac +2/+3 en comptabilité, gestion ou administration
Maîtrise des outils comptables (logiciels comme Pennylane, tableurs, etc.)
Maîtrise des outils informatiques (Google Workspace, Notion, Slack, etc.)
Connaissance des règles fiscales et comptables
Capacité à effectuer des tâches administratives diverses en fonction des besoins
La maîtrise de l'anglais (B1) serait un atout
Expérience pratique d'au moins 1-2 ans dans une fonction similaire
Être à l'aise avec les chiffres afin de les analyser et les interpréter
Bonne communication écrite et orale
Écoute et respect des clients et des fournisseurs
Capacité d'adaptation et de réactivité, respect des délais
Sens de la discrétion et de la confidentialité
Capacité à travailler en équipe
Organisation, rigueur, précision, méthode
Comportement et qualités humaines attendus
Autonomie, écoute, esprit d'équipe, force de proposition, responsabilité, intégrité, respect

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