Gestionnaire administratif pôle education

Employeur

Mairie de Saint-Rémy-lès-Chevreuse

Commune dynamique et résidentielle de 9 000 habitants, engagée dans une politique ambitieuse d'aménagement et de services aux habitants, reconnue par son cadre de vie privilégié, à 20 kms de Versailles, facilement accessible par les transports,

Membre de la Communauté de communes de la Haute Vallée de Chevreuse, elle se trouve dans le périmètre du parc naturel régional de la haute vallée de Chevreuse.


Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité de la direction du pôle Education, vous accueillez les familles, et assurez des missions administratives liées à la petite enfance et aux affaires scolaires.


Mission

- Accueil des familles

- Gestion administrative de la petite enfance et des affaires scolaires

- Gérer l’interface Scolaire, Petite enfance et Portail Familles.

- Gérer les inscriptions scolaires et pré-inscriptions Petite Enfance.

- Assurer la bonne diffusion des informations.

- Participation aux réunions de service, prise de notes et comptes-rendus.

Missions / conditions d'exercice

LOGICIEL ABELIUM :

- Création des fiches familles et enfants sur l’interface et ouverture des comptes Portail familles.

- Ouverture des comptes enfants sur Cogito (pré-inscriptions) et Diabolo

- Vérification de la complétude des dossiers des comptes Portail Familles et vérification de la mise à jour des documents

- Réalisation quotidienne des imports de mises à jour des comptes Portail Familles et transmissions des documents nécessaires à la facturation au service régie (QF CAF ou avis d’imposition, RIB, justificatifs d’absence)

- Résolution des problématiques parents sur leurs comptes Portail Familles et aide à la prise en main de l’outil

- Mise à jour des informations du Portail Famille pour le scolaire et la petite enfance (liste assistante maternelles, assistantes parentales etc..)

- Paramétrage de l’interface scolaire : Création et ouverture d’une nouvelle année scolaire, réalisation de la montée pédagogique, paramétrage des classes/enseignants et attribution des classes pour chaque enfant

- Publication d'informations (emailing, rappels…) concernant le service scolaire et petite enfance


AFFAIRES SCOLAIRES:

- Gestion des pré-inscriptions et inscriptions scolaires et suivi des effectifs scolaires : mise à jour du tableau d’effectif et des nouvelles inscriptions

- Gestion des commandes du service scolaire : Réalisation des bons de commandes des écoles et envoi des mandats administratifs aux fournisseurs et prestataires

- Suivi des commandes et du budget scolaire (mise à jour du tableau de suivi des dépenses)

- Gestion administrative des classes découvertes : Création tableau de publipostage des participations financières des familles, rédaction et envoi des courriers de participation aux familles

- Gestion des dérogations : Suivi des dérogations internes, externes vers SRLC ou hors commune, suivi des demandes de dérogation et préparation des commission de dérogation

- Suivi des frais de scolarité : tableau de recettes ou dépenses par années scolaire (dérogations/classe ULIS), envoi annuel des courriers de frais de scolarité aux différentes mairies

- Collaboration avec les directeurs d’école

- Transmissions à la gestionnaire enfance, des informations relatives aux sorties des classes/écoles et des intentions de grève des enseignants pour le suivi de la commande de restauration


PETITE ENFANCE :

- Gestion des demandes de pré-inscriptions en crèche

- Préparation commission attribution place en crèche

- Rédaction et envoi des courriers : maintien de demande de place, attribution ou non attribution de place en crèche, changement de contrat d’accueil

- Gestion et suivi des pré-inscriptions crèche en lien avec la directrice du RPE

- Suivi des effectifs des crèches

- Gestion des commandes du service Petite Enfance : Réalisation des bons de commandes de la micro-crèche et du RPE et envoi des mandats administratifs aux fournisseurs et prestataires

- Suivi des commandes et du budget petite enfance (mise à jour du tableau de suivi des dépenses)

- Gestion de l’ « opération bavoirs »


Qualifications

- Organisation d’une collectivité

- Maitrise des outils informatiques et bureautiques

- Connaissance du logiciel Abélium serait un plus

- Accueil du public, discrétion

- Rigueur, méthode, organisation

- Diplomatie, esprit d’équipe

- Maitrise de l’expression orale, capacité de reformulation

- Qualités relationnelles

- Prise de note et bonne capacité rédactionnelle