Vos missions en quelques mots Le SIAAP recrute pour au sein de la direction des Ressources Humaines un assistant(e) de direction. Sous la responsabilité du directeur et de son adjoint, l'assistant(e) de direction a pour mission d'apporter une aide permanente au directeur et à son adjoint en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil pour l'ensemble de la direction. Pour cela, il/elle intervient sur l'ensemble des affaires courantes liées au travail du directeur et de son adjoint et travaille en étroite collaboration avec l'assistante administrative pour assurer la continuité de service. L'assistant(e) de direction joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de la direction en assurant l’ensemble des missions d’assistance administrative et de coordination. Missions principales : • Assurer l'accueil physique, téléphonique ; • Gérer la planification des agendas : planification des rendez-vous en fonction des priorités ; • Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions, des évènements type séminaire (2 fois par an) A savoir : o Organisation administrative et logistique des réunions (salles, agendas, accueil des participants, cafés d’accueil…) o Organisation des déplacements o Préparation des dossiers et fonds de dossiers en vue des réunions o Participation à certaines réunions afin de rédiger les comptes-rendus ou relevé de décision • Rédiger, mettre en forme de documents et tenir à jour des documents (présentation, compte rendu, note) • Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction • Assurer l'interface et la communication entre les interlocuteurs • Recueillir, traiter et diffuser les informations (décisions et communications) au sein de la direction • Réaliser et organiser le suivi des réponses des courriers et des notes Missions complémentaires en binôme avec l’assistant administratif • Assurer la fonction de Relai gestion du temps pour la Direction • Assurer la gestion des commandes de fournitures • Assurer le rôle de correspondant(e) informatique pour la Direction • Assurer le dépôt et récupération réguliers de parapheurs auprès du DGA, DG, Président ou Cabinet si nécessaire • Assurer l’intérim de l’assistant administratif sur certaines activités lors des congés Profil recherché Compétences requises : Savoir (Connaissances) & Savoir-faire (Compétences techniques) : - Excellente maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook (PowerPoint apprécié) - Très bonne maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe - Capacité à adapter son discours selon les interlocuteurs - Sens de l’organisation, capacité d’adaptation et travail en équipe - Expérience en DRH Savoir être (Aptitudes personnelles) : - Sens du service public (savoir accueillir, informer et conseiller les agents et encadrants) - Respect du secret professionnel, de la discrétion professionnelle et du devoir de réserve - Savoir rendre compte, oralement ou par écrit à la hiérarchie du travail réalisé, de son avancement - Réelles qualités relationnelles et d'écoute permettant de favoriser les échanges avec les agents et les responsables de services de la direction - Autonomie, réactivité et rigueur dans la gestion administrative des dossiers et capacité d'anticiper et de proposer des solutions en amont - Sens du travail en équipe et en transversalité avec les autres assistant(e)s de direction - Sens de l’organisation et de la méthode - Assiduité – ponctualité - Acceptation des remarques, capacité à se remettre en question Formation initiale : Bac à Bac 2 Expérience professionnelle : Expérience confirmée en secrétariat / assistanat de direction
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