Assistant-e en gestion administrative

Vos missions en quelques mots Mission principale: • La personne recrutée prendra en charge la gestion administrative et financière des équipes et services placés sous sa responsabilité. • Elle pourra également être amenée à gérer les dépenses communes d’un des 4 bâtiments occupés par les équipes de l’Institut Cochin. • Elle pourra enfin être en charge de missions transversales, telles que l’aide au montage administratif des dossiers de candidatures des équipes aux appels à projets (AàP) nationaux, de type ANR. Activités principales: • Gérer et établir les prévisions budgétaires des équipes, et éventuellement d’un bâtiment. • Gérer et suivre les ressources et assurer l’exécution des contrats des équipes placées sous sa responsabilité • Etablir le suivi finanicer des crédis des équipes, concevoir et mettre à jour les tableaux de bord nécessaires au suivi de ces crédits. • Saisir, engager, contrôler et réceptionner les commandes des équipes et du bâtiment. • Conseiller, informer et alerter les équipes concernant la consommation de leurs ressources et au regard du règlement financier de l’organisme financeur • Appliquer les procédures d’achats selon la réglementation • Elaborer les conventions de stage et mettre en paiement les gratifications des stagiaires • Organiser les déplacements des missionnaires et assurer leur remboursement le cas échéant • Assurer le classement et l’archivage des pièces justiticatives des opérations financières. Missions transversales possibles (liste non exhaustive) : • Assurer l’appui auprès de toutes les équipes de l’Institut, au montage de projet en réponse aux AàP nationaux. • Participer à la réflexion de l’organisation du serveur ou de la GED • Participer à différents groupes de travail transversaux Spécificité(s) et environnement du poste: • Le pôle de gestion administrative et financière des équipes de recherche est placé sous la responsabilité hiérarchique du coordinateur du pôle de gestion financière et de la Secrétaire Générale qui se compose de 10 gestionnaires dont 4 ont des fonctions transversales et notamment la gestion des bâtiments. •1 jour de télétravail est possible en fonction de l’organisation de l’équipe de gestionnaires du bâtiment, et à partir de 6 mois, selon la rapidité d’intégration des informations et le niveau d’apprentissage des missions. Profil recherché Savoir-faire: • Maîtrise des outils de bureautique • Utilisation des outils des gestion dédiés (SIFAC, SIFAC, GESLAB) • Savoir planifier, organiser, anticiper et hiérarchiser les actions • Informer et rendre compte • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière adaptée • Savoir appliquer les règles de gestion • Travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs variés • Anglais apprécié Aptitudes : • Organisation, méthode, rigueur • Respect de la confidentialité • Excellentes qualités relationnelles • Ponctualité • Disponibilité • Autonomie Expérience(s) souhaité(s): • Minimum 3 ans d’expérience sur des fonctions similaires Niveau de diplôme et formation(s) : • Bac 2 minimum Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Localisation Localisation : Institut Cochin Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire