Assistant(e) d'un bureau h/f

Description du poste

Le poste consiste à assurer plusieurs activités essentielles au bon fonctionnement du bureau 2FCE-1B, au sein d'un bureau d'ordre en cours de constitution dans la sous-direction.
De plus, au delà des activités classiques d'un secrétariat, le poste comprend des tâches relevant des ressources humaines.
Enfin, le ou la titulaire du poste a également vocation à assurer ponctuellement, au regard des nécessités de service, le secrétariat du chef de service.

Les principales activités du / de la titulaire du poste sont :

- des activités de secrétariat : gestion du courrier et des BALF, gestion de l'agenda du chef de bureau; accueil téléphonique;
- des activités de bureau d'ordre : constitution et suivi des dossiers (notes au Ministre, à la DG, au chef de service ou au réseau) ; mises en lignes sur DOCAD et Ulysse ; suivi des demandes adressées sur les BALF ;
- le cas échéant, la gestion des échanges avec la Cour des comptes : dépôt sur la plateforme d'échange de documents (RESANA) ;
- des activités RH : mise à jour des organigrammes, suivi des congés, CET, pointages, référent formation, etc. ;
- des activités logistiques diverses : commandes, reprographie, réservation de salles, organisation de réunions et de visioconférences.
Cette liste n'est pas exhaustive. D'autres missions ponctuelle pourront être confiées.

Description du profil recherché

Qualités attendues:
- Qualités relationnelles
- Capacité d'initiative, autonomie
- Sens de la confidentialité
- Disponibilité
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Capacité à hiérarchiser les priorités et à travailler dans des situations d'urgence
- Réactivité et adaptabilité

Expériences et connaissances recherchées :
- Excellente maîtrise des outils bureautique standard (WORD, EXCEL,
POWERPOINT) et des technologies de l'information (messagerie électronique, intranet, internet)
- Très bonne orthographe
- Maîtrise du fonctionnement d'un secrétariat
- Organisation et missions de l’administration

La connaissance de l'organisation de la DGFiP est un atout mais ne constitue pas un pré-requis.

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

1. SAVOIR-FAIRE - Communiquer
2. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
3. SAVOIR-FAIRE - Organiser une activité
4. SAVOIR-FAIRE - Rédiger
5. SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
6. SAVOIR-ÊTRE - Être diplomate
7. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
8. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
9. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé