Description du poste et missions
Rattaché(e) directement au Directeur de filiale, l'Assistant(e) d'Exploitation assiste l'équipe de direction et les responsables d'affaires dans la gestion administrative et opérationnelle :
Gestion administrative des chantiers :
- Saisie des devis et transmission auprès des clients
- Mise à jour des contrats
- Rédaction des contrats de sous-traitance
- Etablissement et tenue à jour de l'ensemble des documents d'exploitation maintenance
- Gestion des fluides frigorigènes
- Facturation des « dépannages »
- Traitement des réclamations clients et information au responsable de service maintenances
- Etablissement des commandes de sous-traitance, de fournitures et de pièces détachées
- Suivi du stock de fournitures et pièces détachées
- Constitution des dossiers d'appels d'offres
Gestion administrative courante :
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Accueil physique et téléphonique
- Enregistrement, réponse et suivi des courriers recommandés clients
- Organisation des réunions
- Communication auprès des différentes parties prenantes (équipes, clients, fournisseurs, sous-traitants)
Gestion opérationnelle des chantiers et interventions de maintenance
- Traitement et consignation des demandes d'intervention
- Organisation, planification et suivi des interventions préventives et correctives
- Gestion des plannings des prestations de maintenance
- Suivi et contrôle de la qualité des reporting techniciens
- Suivi des indicateurs qualité et application les méthodes préconisées
Gestion du personnel :
- Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs
- Recueillir et vérifier les feuilles d'heures
- Recueillir les demandes d'absences et transmission à l'assistante administrative
Profil recherché
Vous êtes une personne rigoureuse et proactive, appréciant le travail en équipe et la satisfaction client. Avec un diplôme Bac +2 minimum et une expérience similaire sur un même poste, vous maitrisez les outils informatiques, en particulier Excel.
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