Assistant de direction de programmes h/f à paris 8ème

J4S recrute pour l’un de ses clients spécialisé dans le domaine de l’immobilier un assistant de direction de programmes H/F à Paris 8ème.

Vos missions principales :

Gestion administrative & archivage

1. Création, organisation et mise à jour des dossiers informatiques et papier
2. Scan et archivage des documents
3. Gestion des bases de données entreprises

Phase d’études & appels d’offres

4. Rédaction de courriers et comptes rendus (PC, DCE)
5. Gestion administratives des appels d’offres (diffusion, relances, suivi des entreprises)
6. Relations avec ateliers de reprographie

Mise en commercialisation

7. Rédaction de documents commerciaux (notice descriptive, appels de fonds, TMA)
8. Diffusion des plans de ventes et coordination avec le service commercial

Suivi de chantier

9. Gestion administrative des marchés entreprises (pièces contractuelles, vérifications administratives)
10. Suivi des sous-traitants et agréments
11. Courriers aux entreprises, concessionnaires, clients et partenaires
12. Suivi des appels de fonds et avancement travaux
13. Diffusion de documents réglementaires (DOC, DAACT, DIUO, DGD…)
14. Gestion et mise à jour des bases de données

Livraison clients

15. Organisation des visites (pré livraison, livraison) et gestion des plannings
16. Préparation des dossiers clients et syndic
17. Gestion des réserves et suivi sur outil interne
18. Courriers liés aux levées de réserves et attestations

Garantie de parfait achèvement & SAV

19. Gestion des réclamations clients
20. Suivi des interventions et relances entreprises
21. Gestion administrative des dossiers sinistres (DO / juridique)

Missions quotidiennes

22. Accueil téléphonique et gestion des mails

Profil recherché
Profil Bac +2/3 en assistanat ou gestion, avec une expérience idéalement acquise en immobilier ou BTP.
Excellente organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Aisance rédactionnelle et bonne maîtrise du Pack Office.
Autonomie, réactivité et bon relationnel sont indispensables.

Rémunération : Selon profil
Localisation : Paris 8ème
Type de contrat : CDD puis CDI
Date de démarrage : Au plus tôt