S2M Formation, organisme de formation et CFA spécialisé dans les métiers du commerce et de la vente, recherche son Assistant(e) de Direction afin de renforcer son pôle administratif.
Poste basé à Saint-Étienne
Accès facilité : tram, bus, proximité sortie d'autoroute, parking gratuit.
Vos missions principales
Véritable pilier du fonctionnement administratif du centre, vous intervenez sur trois volets majeurs : Accueil, Administration & Qualité, et Gestion de la formation / apprentissage.
1. Accueil et relation clients
Vous représentez l'image professionnelle du centre :
- Accueillir les visiteurs, identifier leur demande et les orienter vers les bons interlocuteurs.
- Assurer la réception téléphonique : filtrage, aiguillage, prise de messages.
- Contrôler l'accès et la circulation des personnes dans les locaux.
- Renseigner les candidats, stagiaires, apprentis ou partenaires et assurer la bonne diffusion de l'information.
- Assurer la traçabilité du traitement des demandes clients (suivi, relances...).
- Participer à l'amélioration continue : organisation, classement, archivage, capitalisation des pratiques.
2. Administratif & Qualité
Vous garantissez la conformité administrative et la rigueur documentaire du centre :
- Mettre à jour et organiser la base documentaire numérique.
- Suivre et remonter les dysfonctionnements éventuels sur les centres ou les outils internes.
- Gérer le suivi des contrats d'apprentissage de leur création à leur clôture.
- Recueillir les données nécessaires aux enquêtes statistiques et aux obligations réglementaires.
- Procéder à l'inscription des apprenants sur notre progiciel.
- Déclarer l'ouverture des sessions de formation et assurer leur suivi administratif.
- Suivre l'insertion professionnelle des apprenants après formation dans le cadre des obligations qualité (Qualiopi).
3. Gestion de la formation & apprentissage
Vous êtes un maillon central dans la coordination des formations :
- Préparer et suivre les CERFA, conventions et dossiers apprentis en lien avec nos entreprises partenaires.
- Enregistrer les contrats auprès des OPCO et suivre les accords de prise en charge.
- Créer les stagiaires, sessions et parcours dans notre progiciel ; gérer la vie du contrat.
- Suivre les stagiaires : conventions, présences/absences, feuilles d'émargement.
- Organiser les examens : planification, convocations, préparation logistique (salles, supports...)
- Formation continue : inscriptions, convocations, attestations de fin de formation, archivage.
Profil recherché
- Expérience ou connaissance indispensable du secteur de la formation professionnelle / apprentissage.
- Maîtrise du Pack Office et aisance numérique
- Maitrise de digiforma idéalement
- Sens aigu de l'organisation, fiabilité, autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités.
- Aisance relationnelle, sens du service et posture professionnelle.
- Polyvalence, réactivité et goût pour le travail collaboratif.
Conditions
- CDI - Temps plein
- Horaires : 8h30 - 16h30, du lundi au vendredi
- Environnement de travail professionnel, dynamique et convivial
Envie de rejoindre l'aventure ?
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