Gestionnaire administratif - cdd 4 mois à 60% - manufactures nationales (75)

Vos missions en quelques mots Placé sous l’autorité du responsable du service de la régie des collections et de son adjointe, le/la titulaire du poste assume les activités de secrétariat du service, en renfort de l’équipe et participe à l’ensemble de ses missions : Activités principales : Suivi administratif des entrées et sorties, des prêts et des dépôts : - assure le suivi administratif des mouvements physiques des biens auprès des dépositaires : reçus de décharge, arrêtés de prêt, documents douaniers ; - saisit en binôme les mouvements (entrées/sorties) dans l’outil de gestion des collections ; - vérifie la transmission des documents administratifs et leur validité (assurance, délais…) ; - collabore à l’organisation du comité des prêts et dépôts ; - complète les tableaux de suivi (entrées/sorties de restauration des biens ; reçus de décharge) - répond aux demandes internes et externes ; - participe au classement des ressources numériques du serveur ; Suivi documentaire : - enrichit la base en complétant les fiches des biens et alimente les données de traçabilité des biens ; - vérifie la cohérence des données documentaires ; - écrit les numéros d’inventaire sur les registres réglementaires selon les procédures spécifiques au Mobilier national et classe les dossiers d’entrée ; - participe à la constitution des dossiers des biens. Activités secondaires : En fonction des besoins du service, l’agent peut être amené à rédiger les documents administratifs liés aux dépôts dans les musées et administrations ou aux expositions et à préparer les dossiers de radiation et à rédiger les arrêtés correspondants. Pour l’ensemble de ses missions, l’agent rend compte de l’avancée de son travail au chef du service ou à son adjointe et alerte sa hiérarchie sur les difficultés rencontrées. Le fonctionnement en binôme implique le respect de l’organisation du travail aménagé entre deux agents. Le poste est susceptible d’évoluer en fonction des besoins et de l’évolution du nouvel outil de gestion des collections. Liaisons hiérarchiques : La responsable du service de la régie des collections et son adjointe Liaisons fonctionnelles internes/externes : Interactions avec la mission de l’ameublement, le service du magasin et des transports et l’ensemble des équipes de la direction des collections. Profil recherché Compétences techniques : - Outils informatiques (Pack office, Libreoffice, Calc) et internet : Maîtrise - Environnement administratif français : Pratique/Maîtrise - Domaine de la documentation : Pratique/Maîtrise - Base de gestion des collections : Pratique/Maîtrise - Formation assurée sur Gédéon (MuseumPlus) Savoir-faire - Techniques de rédaction administrative : Maîtrise - Techniques de gestion administrative et de secrétariat : Maîtrise - Capacité à comprendre et appliquer une réglementation - Sens de l’organisation et de la méthode - Respect des délais et des échéances Savoir-être (compétences comportementales) - Assiduité et ponctualité - Capacité à travailler en autonomie, à prendre des initiatives et à en rendre compte - Rigueur - Capacités de dialogue et d’écoute - Capacité à travailler en équipe, de s’adapter à des interlocuteurs différents Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire