Assistant / assistante de direction (h/f)

Description du poste :
Au sein de la structure, vos missions sont les suivantes :
Gestion commerciale
o Assurer l'intégration dans Pégase des mouvements relatifs aux contrats : clients, chantiers,ouverture/fermeture contrats, avenants, contacts.
o Tenue des dossiers clients/chantiers papier et numériques.
o Réaliser la facturation dans Pégase des contrats et opérations ponctuelles.
o Saisir les règlements clients et préparer les bordereaux de remises en banque.
o Effectuer les relances clients.
o Mener les procédures de recouvrement.
o Préparer et, après validation de le Direction, traiter les révisions de prix.
o Tenue des documents de reporting.
Exploitation
o Diffuser les informations relatives à l'exploitation : ordres de service avec bon d'intervention Pégase, absences salariés, réclamation clients
o Assurer la mise à jour des informations dans Pégase : contacts, planification et suivi des opérations, réclamations et échanges clients.
o Etablir les budgets pour les achats de production.
o Assurer la saisie et la transmission des commandes de production aux fournisseurs, rapprochement des B.L. et factures pour contrôles quantités, références et prix.
o Procéder à des mises en concurrence sur demande de la Direction de nos fournisseurs et sous-traitants de production.
QSE : Qualité Sécurité Environnement
o Diffuser les informations relatives à l'exploitation.
o Assurer l'intégration dans Pégase et dans le(s) dossier(s) informatique concerné(s) des mouvements relatifs aux cahiers des charges : ouverture/fermeture contrats, avenants.
o Assurer la mise à jour des informations dans Pégase : contacts, planification et suivi des opérations, réclamations et échanges clients.
o Suivi des travaux et formations « Qualité » et « Sécurité » des Responsables de secteur.
o Tenue des dossiers Qualité- Sécurité - Environnement clients/chantiers papier et numériques.
o Tenue du dossier « Fiches techniques » et « Fiches sécurité » des produits et matériels.
o Mise à jour de l'Etude du risque chimique avec validation par le Médecin du travail.
o Assurer la rédaction et la mise à jour des Plans de Prévention et de Sécurité.
o Suivi des habilitations.
o Gérer les stocks de vêtements et EPI.
o Tenue du reporting.
o Constitution et suivi des dossiers de qualification et certification. (Qualipropre, RSE, Palme verte, .)
Secrétariat
o Assurer le traitement du courrier : ouverture et diffusion du courrier arrivée, rédaction et expédition du courrier/mail départ.
o Gérer les relations commerciales (clients / fournisseurs)
o Aide à la rédaction et constitution des dossiers d'appels d'offres.
o Rédaction de devis avec chiffrage pour les prestations sous-traitées, de vente de marchandise, et « Prestation d'entretien et de maintenance », mise en forme des autres devis selon nécessité.
o Secrétariat de la Direction.
Description du profil :
vous êtes rattaché(e) à la direction générale du groupe. Vous devez être titulaire d'un Bac+2 et avoir au moins 5 années d'expérience.
Maitrise du Pack Office et Adobe. formation possible au logiciel Pégase.