Assistante administrative et communication h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariat
Type de contratTitulaire ou CDD
Rémunération2290€ BM
Service d'affectationSLGAI
Présentation du service
Au sein de la Direction Economique, Financière, de l'Investissement et du Patrimoine (DEFIP), le Département Immobilier & Investissements (DII) a été créé en 2020, dans le cadre de la réorganisation de l'AP-HP, par regroupement de l'ensemble des équipes du Siège intervenant sur les enjeux d'investissement et de valorisation du patrimoine immobilier (pilotage et financement des investissements, stratégie immobilière, maîtrise d'ouvrage opérationnelle, politique de logement des soignants, maîtrise des risques, énergie et développement durable) pour accompagner la déconcentration des enjeux immobiliers et d'investissements auprès des GHU et assurer la transversalité et la mise en cohérence des différentes politiques.
Au sein du DII, le Service Stratégie Logement et Gestion des Actifs Immobiliers a pour mission de définir et mettre en oeuvre la politique du logement au profit des personnels ainsi que la gestion et valorisation des biens immobiliers du Domaine Privé de l'AP-HP.
Rattaché(e) à la directrice Stratégie Logement et Gestion des Actifs Immobiliers, vous avez pour principale mission, d'assurer la gestion administrative et la communication du service

Vos missions
Missions administratives
Assurer l'accueil physique, téléphonique et filtrage du service
Assurer la gestion du courrier entrant/sortant
Organiser et préparer les réunions internes et externes pour l'équipe
L'assistanat de la directrice du pôle, son adjointe, du responsable du pôle gestion des actifs immobiliers, afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, mise en forme de documents, comptes rendus de réunions, organigramme, liste des contacts, organisation de déplacements, communication, préparation de rendez-vous et réunions, etc.) ; Tenue des agendas
Suivi de la facturation (Création fournisseurs, demandes d'achat, service fait, relance fournisseurs)
Rédiger des courriers, notes de services, CR, support de réunion (power point, tableau Excel) ; Constitution de dossiers, Suivi des plannings des congés
La prise en charge des aspects logistiques du service, classement et archivage

Communication :
La préparation et coordination des sujets de communication du service (Collecte infos et préparation des rapports d'activité, support de présentation du service, livret d'accueil) et des évolutions IT (Intranet).
Sur la gestion du parc : organisation des événements en lien avec la gestion du patrimoine, conduite du projet de montée en qualité du cadre de vie, suivi des personnels sur site

Profil recherché
Bac +2 assistanat de direction ou assistanat de gestion ou relation clients

Formation supérieure Bac +2 en assistanat de direction ou assistanat de gestion
Expérience réussie de 5 ans minimum sur un poste similaire
Rigoureux·euse et organisé·e, vous savez faire preuve de méthode et avez le sens des priorités

Compétences opérationnelles
Très bonne maîtrise des outils bureautiques : logiciels Word - Excel - PowerPoint sous Windows avec une sensibilité certaine sur la qualité des présentations
Connaissance SAP
Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
Réactivité
Capacité à prendre des initiatives
Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
Compétences relationnelles
Doté·e d'un excellent sens du relationnel
Esprit d'équipe
Discrétion

Horaires de travail7h30 / jour
TélétravailNon
Vos avantages à l'AP-HPUne procédure d'intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté; 15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés; TL possible en fonction de la mission 75 % du NAVIGO remboursé Accès aux activités sociales et culturelles de l'AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs) et aux réductions de HOPTISOINS Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.

Description de l'hôpitalL'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. Au coeur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés : CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques), DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques). Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux. Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission. Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre !
Référence de l'offre2