** 3 ans d'expérience minimum en collectivité, obligatoires (De secrétaire de mairie : connaissance des procédures administratives, arrêtés, délibérations, comptes rendus et maîtrise rédactionnelle) **
Au sein de l'USTOM à Massugas (effectif salarié : 60 personnes), rattaché.e à la Direction Générale des Services, vos missions sont les suivantes :
1 - Principales :
- Assister le Directeur Général pour la gestion courante des dossiers, la formalisation des enjeux de la collectivité, l'élaboration des outils de management.
- Assurer le lien avec les élus de l'USTOM, des communes et des institutions,
- Participer au dispositif de communication interne, centralisation des demandes ou besoins des chefs de service, des demandes ou besoins des élus.
- Réceptionner, trier et diffuser l'information (courriers, téléphone, internet.) : parapheurs, documents et mise en forme, ...
- Assurer le traitement du courrier, l'accueil téléphonique et physique,
. Elaborer les calendriers, plannings et rétroplanning des assemblées, des réunions de service,
- Organiser, gérer les réunions et l'agenda du Directeur Général des Services,
- Préparer les ordres du jour des commissions, des réunions de service, rédiger les comptes rendus, actes réglementaires
- Soutenir l'organisation des réunions des chefs de service (Comité Opérationnel), pilotage transversal des données et des informations
- Gérer les délibérations et les actes juridiques de la collectivité
- Assurer une veille juridique, le suivi des archives,
- Représentations institutionnelles, collaboration avec les équipes en place.
2 - Secondaires :
- Soutenir la communication interne,
- Soutenir la gestion des Ressources Humaines.
Relations fonctionnelles avec tous les agents de la collectivité et les usagers, les prestataires de l'USTOM, mairies et élus.
Le poste est basé à MASSUGAS mais l'agent peut être amené à travailler sur l'ensemble du territoire de l'USTOM.
Du Lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h (horaires flexibles suivant comités syndicaux, bureaux...)
Une grande disponibilité est requise pour permettre d'adapter les horaires de travail au planning du Directeur, des Élus et au rythme d'avancée des dossiers de la collectivité. Le port des EPI est obligatoire sur les sites réglementés.
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