En faveur du bon déroulement de la formation et tout au long de l’année universitaire, les missions sont les suivantes :
- l’accueil et l’information,
- Travail en concertation avec les directeurs administratifs, l’équipe pédagogique et les services de l’université
- La gestion du planning des enseignements.
- La gestion de la scolarité des étudiants.
- L’information des étudiants sur l'offre de Formation (contrat quinquennal) et sur le Règlement de contrôle des connaissances (RCC).
- La gestion administrative des dossiers de candidature étudiants
- L’archivage des documents papier et numérique.
- L’actualisation mensuelle le calendrier de gestion et des fiches de procédures du poste occupé.
- La communication sur l’offre de formation.
- L’organiser et la participation aux évènements de l’école d’ingénieur.
- En cas d'absence suppléer pour assurer la continuité du service.
Travailler en bonne concertation avec sa hiérarchie, savoir remonter les informations nécessaires à sa hiérarchie et appliquer les directives.
Participer aux réunions de service mensuelles et appliquer les consignes.
Gérer la scolarité de l’étudiant :
- Accueillir, informer, orienter au quotidien au bureau, par mail et au téléphone les étudiants.
- Gérer les emplois du temps
- Suivre l’assiduité des étudiants boursiers en lien avec la scolarité.
- Gérer la plateforme Cours CYU
- Assurer les inscriptions pédagogiques.
- Organiser les examens et les jurys.
- Saisir les notes, préparer les jurys, et afficher des résultats dans le respect du règlement des examens.
- Préparer les calendriers des examens et organiser les examens
- Suivre les inscriptions au TOEIC et les résultats.
- Gérer les conventions de stage (PStage)
- Gérer et suivre les dossiers de candidatures.
- Veiller au respect du "Silence vaut acceptation".
- Gérer les voyages d’études, le cas échéant.
Archivage des documents
- Gérer les documents papier et numériques dans le respect des consignes d’archivage.
Communication/Information :
* Afficher quotidiennement les informations nécessaires
-Participer aux différents évènements de l’école d’ingénieur et de l’université :
-Journée Portes Ouvertes
-Cérémonie de remise de diplômes
-Animer la séance de présentation administrative lors de la réunion d’information.
-Gérer des dossiers transverses à la demande de la direction administrative.
-Veiller à la transition écologique en limitant les reprographies, les impressions.
-Actualiser mensuellement le calendrier de gestion et des fiches de procédures du poste occupé
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