Secrétaire pédagogique h/f

Mission du service :

Au sein du Dpt de Physique, FSO, Paris-Saclay, l’agent sera gestionnaire financier sur un poste de support du responsable financier. Il/Elle soutiendra les secrétariats pédagogiques pour la rédaction des bons de commande, pour l’organisation des missions ainsi que pour la gestion des stages (sur PStage). Au niveau pédagogique, l’agent.e aura la responsabilité des enquêtes Sphinx demandées par les filières du Dpt de Physique. Il/Elle sera également en charge du secrétariat administratif du Pôle de Micro-nanoélectronique Ile-de-France Sud (PMIPS) de la Coordination nationale des formations en micronanoélectronique (CNFM). Dans ce cadre, il-elle sera en charge, avec l’enseignant chercheur référent du PMIPS de répondre aux nombreuses enquêtes du CNFM en lien avec l'ensemble des établissements, de justifier les actions du PMIPS et les projets, faire les comptes rendus des réunions. Plus généralement, sous la responsabilité de la responsable administrative du Dpt de Physique, l’agent.e effectuera toute tâche rendue nécessaire pour la continuité du service dans le domaine administratif, financier ou pédagogique. En parallèle, l’agent.e aura la responsabilité de secrétariats pédagogiques de Master, sous la direction de ses responsable pédagogiques.

Activités principales de l’agent.e :

Dans le cadre de la gestion dans son périmètre, il/elle assure notamment à 50% ou plus pour la partie administrative et financière au Dpt de Physique :

- Support pour l’élaboration des bons de commandes en soutien aux secrétariats et services du Dpt

- Gestion des enquêtes Sphynx pour les filières

- Gestion des stages des filières

- Gestion des missions (ordres de mission) pour les filières.

- Gestion du budget du PMIPS, de la trésorerie du CNFM, liens étroits avec le secrétariat du CNFM

- Réponse aux nombreuses enquêtes du CNFM en lien avec l'ensemble des établissements

- Justification des actions du PMIPS et les projets, faire les comptes rendus des réunions

- Participation aux actions transverses du département de physique

Par ailleurs, l’agent assure sur 50% maximum de son temps les secrétariats des filières suivantes : M2 MAMI et M2 MSMI, filières par apprentissage, ainsi que M2 PPF (Physique des plasmas et de la fusion). Les M2 par apprentissage MAMI et MSMI font partie de la Mention Matériaux.

L’agent.e assurera les tâches suivantes à l’exclusion de la gestion proprement de l’alternance (stages, relation avec le CFA) qui sera dévolue à un autre agent:

- Gestion de l’emploi du temps, réservation de salles,

- Inscriptions pédagogiques sur apogée, organisation du retour des notes, saisie des notes sur apogée,

- Préparation du planning des examens, et réservation des salles, préparations des feuilles d’émargement, des copies et brouillons,

- Gestion de l’ENT (eCampus),

- Communication avec les étudiants, les enseignants et responsables par mél et téléphone,

- Communication avec la scolarité et les autres services (financier et missions si nécessaire),

- Affichage des notes anonymisées,

- Etablissement d’attestations,

- Gestion des HCC pour les intervenants extérieurs,

- Enquêtes Sphinx,

- Enquêtes sur le devenir des étudiants et entretien d’un annuaire des anciens étudiants.

Plus généralement, toute tâche nécessaire à la bonne marche du secrétariat pédagogique, identifiée par le/la responsable pédagogique … Le M2 PPF est l’unique Master généraliste au niveau national en physique des plasmas. L’agent.e assurera un secrétariat limité pour PPF à la gestion des notes (Apogée), le suivi des stages et la communication avec les étudiants.

Liste des activités non exhaustive et susceptible d'évolution au regard des nécessités de service.