Technicien en gestion administrative h/f

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

* De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
* Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
* Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
* Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

CDD de 3 ans ouvert aux fonctionnaires et contractuels. Date de prise de fonction : 01/09/2026.

Secrétariat pédagogique

· Secrétariat du Master MEEF (METIERS DE L'ENSEIGNEMENT, DE L'EDUCATION ET DE LA FORMATION) Second Degré Parcours PCL Mathématiques (environ 65 étudiants

· Secrétariat de la L3 Mathématiques de l’école universitaire (90 étudiants) dont un des débouchés est le master MEEF.

L’agent(e) est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle directe des enseignants responsables de cette formation. Il/elle fait partie du pôle Enseignement du Département de Mathématiques d’Orsay constitué au total de 7 personnes.



Missions principales de l’agent.e :

Accueil et information des étudiants et des enseignants (trois publics d’étudiants : les étudiants en première année M1, ceux en deuxième année M2 (ce sont des fonctionnaires stagiaires) et ceux en L3 Ecole Universitaire parcours Mathématiques).

· Interface entre les étudiants, les enseignants et les intervenants extérieurs · Diffusion des informations vers les étudiants, les enseignants et les intervenants extérieurs (par affichage, messagerie électronique, en utilisant la plateforme eCampus)

· Mise au point des plannings d’enseignement, organisation des examens, réunions et conférences

· Préparation des délibérations et saisie des notes sur le logiciel de scolarité Apogée

· Contact avec les établissements scolaires pour la mise en stage et le suivi des stages des étudiants, conventions de stage

· Contact avec le Service de Formation des Enseignants (Faculté des Sciences d'Orsay), l’INSPE (Saint-Germain en Laye) et son Pôle Paris-Saclay.

· Gestion des tirages des polycopiés et photocopies nécessaires pour les formations

· Gestion des dossiers d’inscription, saisie des résultats sur e-candidat, Inception et MonMaster

· Mise à jour des pages internet (université et département de mathématiques) de la formation

· Création et gestion d’une base de données pour assurer le suivi des cohortes d’étudiants et le suivi des tuteurs au cours des années

· Gestion du budget du MEEF (environ 3000€/an sans compter missions, appel à projet, etc..)


Profil recherché

Connaissances, savoirs :

· Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative

· Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, messagerie, …)

· Connaissance des logiciels spécialisés Apogée (gestion des notes) et eCampus (échanges d’informations pédagogiques), éventuellement après formation

· Notions de base en compréhension et expression écrite et orale en anglais

Savoir-faire (Compétences opérationnelles) :

· Qualités d'organisation et d'autonomie

· Savoir hiérarchiser les tâches et gérer les flux d’informations en provenance et à destination d’interlocuteurs multiples.

· Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-être (Compétences relationnelles & comportementales) :

· Dynamisme, goût des relations avec le public

· Qualités relationnelles et sens du travail en équipe