Chargé d'accueil et de l'assistanat administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi La communauté d'agglomération du Pays de Gex est située au sein de l'agglomération transfrontalière du Grand Genève, qui regroupe près de 1 million d'habitants, 450 000 emplois et 40 000 entreprises.
Situé sur la rive droite du lac Léman, le Pays de Gex bénéficie de la proximité immédiate de plusieurs équipements structurants de l'économie du Grand Genève dont l'aéroport International de Genève, le CERN (un des plus grands laboratoires de recherche fondamentale du monde) et le quartier des organisations internationales.
En lien avec la direction générale des services techniques et sous l’autorité du responsable du service des moyens généraux, représentant (e) de l'image de l'établissement auprès du public, la ou le chargé(e) d'accueil doit animer un espace de réception et d'information. Elle ou il est en charge d'accueillir le public, l'écouter mais également de prendre le dépôt de sa demande, l'informer et l'orienter. Missions / conditions d'exercice MISSIONS
-Accueil physique et téléphonique des usagers :
-Accueillir le public avec amabilité
-Renseigner le public
-Recevoir, filtrer et orienter les appels
-Prendre des messages
-Renseignement et orientation du public vers les différents services :
-Identifier et gérer la demande selon son degré d’urgence
-Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
-Rechercher et mettre en relation des correspondants
-Orienter le public vers les personnes et services compétents
-Gestion logistique du courrier :
-Réception du courrier interne et externe
-Affranchissement du courrier départ
-Assistance administrative du service « moyens généraux » :
-Gestion des réservations de véhicules de la flotte partagée et tâches administratives afférentes
-Locations et réservation des salles du siège,
-Gestion des badges d’accès aux bâtiments du siège,
-Gestion de la signalétique des bureaux,
-Production de courriers et notes,
-Assistance dans les procédures d’achat
-Affichage règlementaire des délibérations et arrêtés,
-Vente de tickets de transport Profils recherchés - Niveau Bac ;
- Maitrise des logiciels de bureautique (Word, Excel) et aisance avec les outils informatiques ;
- Aisance avec les démarches et formalités administratives dématérialisées ;
- Écoute et de pédagogie, excellent relationnel ;
- Résistance au stress ;
- Discrétion et de confidentialité ;
- Rédaction et orthographe parfaites ;
- Pratique de l’anglais (niveau B2) ;
- Une expérience réussie dans la relation clientèle est exigée ;