Agent d'accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi Sous l'autorité de Monsieur le Maire et de la Secrétaire Générale, vous assurez l'accueil physique, téléphonique et numérique de la Commune. Vous orientez et renseignez le public. Vous représentez l'image de la Collectivité et de l'établissement auprès de la Mairie. Missions / conditions d'exercice 1.Accueil physique et téléphonique du public
•Accueil physique
•Accueil téléphonique
•Enregistrement du courrier « arrivé » et « expédié »sur DOC V7 après retour de la secrétaire
•Gestion de la boite mail de la commune
•Mise à jour des fichiers informatiques : Population – Elections
•Renseigner des bordereaux d'envois, préparer des enveloppes et enregistrer des formulaires dans les
Registres spécialisés
•Trier, classer et archiver les documents selon l’indexation définie

2.Etat Civil
•Mise en forme des actes
•Préparation les dossiers et cérémonies de mariage et des baptêmes
•Etablissement les actes de reconnaissance, mariage et décès, changement de noms, pacs
•Mise à jour des registres, les livrets de famille

3.Urbanisme
•Réception des différentes demandes
•Suivi des dossiers : vérification – envoi aux différents services

4.Communication
•Frappe et mise en page de courriers divers élus, en relation avec la communication
•Gestion et mise à jour du site internet de la collectivité, panneaux Pocket et Facebook
•Gestion des panneaux d’affichages
•Saisie des encarts publicitaires en comptabilité pour la gazette

5.Gestion des affaires scolaires
•Prise en charge des inscriptions scolaires
•Suivi des inscriptions à la cantine et saisie de la facturation des repas en liaison avec la personne de la cantine et l’agent comptable

6.Elections
•Gestion et suivi des listes électorales
•Participation aux scrutins électoraux

7.Salle polyvalente
•Suivi des réservations
•Etat des lieux entrant et sortant
•Saisie des chèques de location

8.Cimetière
•Suivi des concessions
•Saisie des chèques (vente et renouvellement)

9 – Gens du voyage
•Gestion de la convention
•Gestion de l’occupation du domaine public – encaissement de redevance d’occupation
9.Classement - Archivage
•Classement et archivage des documents selon le plan de classement finalisé par la DGS
•Gestion, transmission et affichage d’informations
•Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
•Savoir organiser son poste de travail de manière claire et cohérente afin de faciliter son remplacement.

Signaler/ alerter la hiérarchie en cas de dysfonctionnements Profils recherchés Formation en secrétariat et ou accueil
Expérience sur ce poste apprécié

Savoir - faire :
Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire ; orthographe ; syntaxe ; vocabulaire professionnel)
Rédaction de courrier pour signature de Monsieur le Maire ou la Secrétaire Générale
Prioriser
Comprendre une demande, filtrer et orienter vers l'interlocuteur concerné
Capacité d'écoute et de rendre compte
Concevoir ; mettre en œuvre des procédures

Savoir être :
Bonne présentation
Aisance relationnelle
Gérer des situations de stress
Rigueur et méthode
Bonne organisation et gestion du temps
Respect des consignes, des délais et des procédures
Capacité à rendre compte
Esprit d'équipe
Esprit d'initiative et autonomie
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Alerter sa hiérarchie si nécessaire