Assistant administratif h/f

Mission proposée

Développer vos compétences au sein dune équipe humaine et dynamique, contribuer à des missions passionnantes permettant de prévenir et de maîtriser les risques, ça vous tente ?

Apave recherche un Assistant Administratif H/F en CDI pour OSAC, filiale du Groupe Apave, délégataire exclusif de l'autorité de laviation civile française pour le contrôle de toutes les activités en liens avec la production, la maintenance et lexploitation des aéronefs.




Concrètement, en quoi va consister votre quotidien ?

Sous la responsabilité du pôle DOEA (Agence Européenne de la Sécurité Aérienne), et intervenant à mi-temps pour le service DOGD (Direction des Opérations Gestion des dossiers), vous êtes le garant de la rigueur opérationnelle et de la fiabilité des données.

Vos principales missions seront les suivantes :

- Gestion administrative : traitement de demandes (tickets) variées au fil de la journée,


- Vérification de documents : contrôle de la conformité des dossiers (nature du document, références, dates, versions des documents, etc.),


- Archivage : classement et archivage de documents dans une GED interne ;


- Préparation des livrables : élaboration de devis et de courriers dapprobation selon les modèles internes, avec une attention particulière portée aux règles dorthographe et de ponctuation,


- Collaboration et échanges : interaction avec les équipes techniques et les usagers en cas danomalies détectées, afin dassurer la fluidité et la qualité du traitement des dossiers,


- Relances et contrôles mensuels auprès des inspecteurs pour validation des heures travaillées (WH) et intégration des données dans les extractions,


- Extraction et consolidation des heures des collaborateurs et sous-traitants, avec validation préalable par les responsables dactivité,


- Gestion administrative des missions EASA : récupération des factures (avion, train, hôtel) via loutil HAVAS,


- Traitement des déclarations de missions, report des missions dans les Activity Reports selon les règles EASA, numérisation et archivage des justificatifs,



- Traitement des requêtes EASA (hors sujets budgétaires), dans les délais impartis,


- Transmission mensuelle des données chiffrées à la Direction Financière,


- Gestion administrative des missions DOPM (Pôle Production) : récupération des justificatifs de transport et dhébergement, établissement des minutes de facturation et mise à jour des tableaux de suivi des audits à létranger,


- Gestion de dossiers ATR :réception des documents de navigabilité, archivage dans EMPIC selon les règles définies, établissement trimestriel des minutes de facturation.

Poste situé à Toulouse Blagnac

Profil candidat

Parlons de vous !

D'abord, votre cursus :

De formation Bac à Bac avec une spécialisation en gestion administrative/ assistanat ou technique, vous disposez dune expérience réussie dans l'assistanat d'un service opérationnel.

Ensuite, vos compétences, vos qualités personnelles :

Vous maîtrisez les outils informatiques et bureautiques (Word, Excel).

Organisé(e), rigoureux (se), impliqué(e), vous êtes capable davoir une approche structurée et méthodique dans votre travail permettant de gérer plusieurs missions tout en restant efficace et réactif(ve).


Votre dynamisme, votre esprit déquipe et votre curiosité seront également un gage de réussite pour ce poste.

Un niveau d'anglais professionnel est souhaité sur ce poste.

Cette description correspond à votre profil ? Nous sommes faits pour nous entendre !

Choisissez-nous !

En rejoignant Apave, vous intégrez plus qu'un groupe : vous prenez part à une histoire où la force du collectif est une réalité, où la notion d'accompagnement s'exprime au quotidien, pour que chacun trouve naturellement sa place.

Parce que chez Apave, nous considérons nos différences comme une richesse que nous mettons chaque jour au service de missions à forte utilité sociale.

Nous rejoindre, c'est :

Prendre du plaisir dans le travail et développer votre carrière. Nous vous proposons une diversité de missions loin de la routine, un programme de formation complet tout au long de votre parcours, et des possibilités de mobilité interne au sein du Groupe.


Une entreprise engagée dans votre équilibre vie professionnelle / vie personnelle : Droit à la déconnexion.


Bénéficier des avantages : 13ème mois, RTT, forfait repas restaurant selon conditions de déplacement, prime vacances.

À partir de maintenant, comment ça se passe ?

1. Faites-vous connaître. Postulez.
2. Vous avez attiré notre curiosité ? Nous vous contactons pour un 1er échange.
3. Nous souhaitons poursuivre ensemble ? Des entretiens opérationnels techniques et RH vous attendent.
4. Bienvenue ! Notre collaboration va commencer, hâte de vous retrouver !

#LI-DL1