Assistant·e de direction h/f

CONTEXTE

Le CCAS de Grenoble porte et anime la politique sociale de la Ville. Dans un contexte socio-économique évolutif et complexe, face une demande sociale prégnante, il a fait le choix de maintenir un niveau de service à la hauteur des attentes des usager-ère-s et des engagements politiques.

Le CCAS, c'est 1200 agent-e-s, 70 établissements, 3 directions d'Actions Sociales : Petite Enfance, Personnes âgées, Lutte contre la Pauvreté et la précarité, et des directions ressources.

Au sein de la Direction d'Action Sociale « Personnes Agées », la direction déléguée « Dépendance et soins » comprend les 2 EHPAD le Service de Soins Infirmiers à Domicile (SSIAD) et l'Equipe Spécialisée Alzheimer (ESA).

FINALITES

» Assurer l'interface établissements siège des 15 services gérés par la DASPA : Résidences Autonomie, EHPAD, SSIAD, SSPA, RAD et Centre de Jour

» Assister le Directeur et les directeurs délégués en termes de gestion du temps, de traitement et de circulation de l'information (écrite et orale), de communication, de suivi et de classement des dossiers,

» Assurer le 1er accueil DASPA pour les partenaires et usagers, orienter pour garantir une réponse rapide et pertinente. ACTIVITES PRINCIPALES

» Accueil téléphonique de la Direction et aux besoins d'autres Directions

» Gestion de l'organisation du service

Assurer la mise jour de l'agenda de la direction sur Outlook,

Planifier et organiser les réunions de coordination des directions déléguées, de la direction avec les services et/ou des partenaires extérieurs

Prendre en compte et traiter l'ensemble des demandes des établissements en assurant le lien avec les services ressources du siège (travaux, ressources humaines, administration générale),

Organiser les Conseils de la Vie Sociale en lien avec les secrétariats des établissements,

Participer à la conception de tableaux de bord, les mettre à jour et alerter en cas de besoin,

Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures de bureau et autres consommables,

Gérer les agendas de la directrice et des directeurs délégués en lien avec eux

» Traitement de l'information

Recueillir, enregistrer trier et diffuser le courrier, par l'alimentation et le suivi d'un outil de type chrono

Saisir et valoriser tout type de documents (Word, Excel, PowerPoint) en veillant au respect de la charte courrier et la charte graphique du CCAS,

Rédiger des comptes rendus de réunions, des délibérations et des courriers à partir d'éléments fournis,

Faire le lien avec les secrétariats des établissements pour diffusion d'informations et bonnes pratiques, animer le réseau des secrétaires de la DASPA

Organiser et assurer le classement papier et informatique, la bonne utilisation de l'arborescence DASPA

Faire le lien avec les différents établissements et la direction de la communication pour assurer la valorisation des initiatives et la bonne transmission des informations

» Gestion de dossiers spécifiques

Suivre les contrats de prestation et conventions de partenariat en cours, alerter sur les renouvellements, inscrire les conventions à l'ordre du jour du Conseil d'Administration, assurer la rédaction de délibérations simples,

Suivre les conventions de stage, et les consommations de l'enveloppe de gratification, en lien avec les autres directions du CCAS,

Rechercher et synthétiser des informations en vue de la constitution de dossiers thématiques ou relatifs à un événement particulier,

Etre force de proposition pour la création d'outils de suivi,

Aider à la réalisation des rapports d'activité

Etre l'interface entre les établissements et services DASPA et la direction de la communication pour la veille et la valorisation d'événements ou activités

Assurer le rôle de référent sur certains logiciels métiers : Référent Astre, référent Millésime

En tant que référent Nouveaux Arrivants, assurer l'organisation logistique de l'accueil et participer à l'intégration des nouveaux arrivants

» Gestion des enveloppes budgétaires du service (commandes, engagements, liquidation des factures).

» Appui à la gestion de projets transversaux propres à la direction
- Participation à l'organisation de temps événementiels récurrents (Noël à domicile, Semaine bleue) ou plus ponctuels (séminaires de direction), y compris avec parfois un rôle de référent dans les interactions avec les autres directions ou la ville
- Aide à la mise en oeuvre du projet de la direction : appui sur l'organisation des temps de travail et du suivi
- Dans le cadre de la mise en place de la Cité Baya des Aîné-es et des Aidant-es, assurer le rôle de webmaster de la page internet dédiée