Un assistant ou une assistante de gestion déplacement 1331-25

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Assistante de gestion de la Mission des Déplacements Missions / conditions d'exercice PRÉPARE ET ORGANISE LES MISSIONS DES ÉLUS ET DES AGENTS RÉGIONAUX
Met en œuvre les missions des élus et des agents via le prestataire sous marché public (demandes d'horaires, de trajets, demandes de devis, réservations de titres de transport, de prestations annexes : hébergement, locations de voiture…).
Prépare le dossier permettant la commande et le paiement des prestations (établissements des bons de commandes, des ordres de mission...) nommage des pièces (devis, bons de commande, ordre de mission) enregistrement du dossier de mission dans la matrice dédiée
Renseigne, complète, modifie et ajuste les pièces comptables (bons de commande) facilitant le paiement des factures conformément au marché public et aux demandes des services comptables et financiers régionaux.

ASSURE LE CONTRÔLE, LE TRAITEMENT ET LA MISE EN PAIEMENT DES ÉTATS DES FRAIS DE DÉPLACEMENT DES ÉLUS ET DES AGENTS RÉGIONAUX
Traitement et suivi des dossiers relatifs aux frais de missions des élus, des agents (contrôle des pièces justificatives conformément aux textes et délibérations, préparation des liquidations), enregistrement des données dans la matrice dédiée.
Réponse aux demandes de renseignements relatives aux remboursements des frais émanant des agents ou des élus. Traitement des demandes de pièces complémentaires ou des rejets éventuels émanant des services financiers.


RENSEIGNE ET METS A JOUR LES TABLEAUX DE REPORTING D'ACTIVITÉ DE LA MISSION DES DÉPLACEMENTS
Alimente, pointe, ajuste les données permettant l'édition des bilans et statistiques.
Participe à la réalisation mensuelle des bilans à destination de la hiérarchie


CLASSE ET ARCHIVE LES DIFFÉRENTS COURRIELS ET DOCUMENTS NUMÉRIQUES DE LA MISSION DES DÉPLACEMENTS
Procède régulièrement aux classements des dossiers terminés
Archive numériquement les dossiers de l'année écoulée Profils recherchés - Connaissances budgétaire et comptable
- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissances du secteur des missions et déplacements (législation liée aux missions et au remboursement des frais).

- Maîtrise du pack office et plus précisément du logiciel Excel avec possibilité de réaliser des tableaux standards.
- Maîtrise du pack office
- Capacité de rédiger des mails et notes simples.

- Capacité à travailler et à s'adapter au sein d'une petite équipe.
- Rigueur, méthode, dynamisme, capacité à identifier et gérer les urgences.
- Respect de la confidentialité des dossiers traités et des données mises à disposition