Gestionnaire administrative

Définition du poste :

En collaboration et soutien à la Responsable Stratégie, la gestionnaire administrative Stratégie assure le suivi administratif en matière de stratégie et de développement des coopérations et des partenariats.


Missions générales et administratives :

* Coordination et suivi du courrier et des mails
* Gestion des envois par courrier
* Rédaction et mise en forme de courriers, notes, documents
* Elaboration, mise en place et actualisation d’outils de suivi
* Collecte de données
* Gestion de l’agenda « Stratégie », programmation de réunion
* Rédaction de compte rendu de réunions
* Planification des instances, participation et réalisation des comptes rendus


Missions spécifiques :

Stratégie et projets médicaux :

* Participer à la coordination des projets (médical et d’établissement)
* Rédaction du projet d’établissement
* Participer à la coordination et à l’organisation du suivi des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens pour les pôles et les directions fonctionnelles par thématique proposé par l’ARS.
* Réalisation de diagnostic (avoir une connaissance élargie des activités interne à l’établissement et des activités du territoire)
* Organiser des points de suivis DIM/ DAF et assurer le suivi des différents projets et des éléments diagnostic

Suivi des conventions et coopérations :

* Création d’outils de suivi
* Suivi des conventions et présentation d’un bilan annuel
* Faire des propositions de rédactions


Dossiers d’autorisation :

* Préparation des dossiers : organiser les collectes de données auprès des équipes et directions concernées.
* Pré rédaction des données
* Gestion administrative des dossiers de demande et de renouvellement d’autorisation d’activités de soins et de labélisation de l’établissement
* Collecter des données
* Préparation des visites de conformité


Appels à projets :

* Gestion du comité de projet :
* Programmation des réunions
* Saisir les directions et les équipes concernées
* Actualiser le tableau de suivi des projets
* Mettre en place des plans d’actions
* Rédaction des appels à projets et/ou demande de subvention en lien avec la Responsable Stratégie et en lien avec les pôles et les équipes concernées


Programmes d’éducation thérapeutique du patient :

* Préparation des déclarations des nouveaux programmes ETP
* Préparation des déclarations des demandes de renouvellement de programme
* Suivi des rapports d’activités, annuel et quadriennal

Enquêtes de l’ARS, FHF, OR2S, DRESS. Coordination interne des demandes de remontées d’informations auprès des différentes directions, encadrement, chef de pôles.


Rapport d’activité :

* Coordination interne des demandes de rapports d’activités :
o Pôle gériatrique / CPEF / EMSP / PFR
o …


Déclaration :

* Déclaration des protocoles de coopération ou autres activités nécessitant des déclarations administratives


Lien Ville Hôpital :

* Participer à l’organisation des événements ville hôpital
* Travailler en collaboration avec la Direction de la communication, sur la communication des événements.
* Dynamisme et implication professionnelle
* Capacité à travailler en autonomie
* Adaptabilité et réactivité
* Capacité d’analyse de la situation et des enjeux
* Rigueur administrative
* Aisance à l’utilisation des outils bureautiques


Savoir être :

* Sens de la confidentialité et de la discrétion
* Sens de la diplomatie
* Sens du travail en équipe
* Aisance relationnelle
* Capacité d’adaptation et de disponibilité


Profil recherché :

* Formation de niveau Bac +2
* Compétences techniques : Word, Excel (avancé), Power Point,
* Une expérience sur une fonction similaire et une connaissance de l’environnement hospitalier seraient un plus

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser, sous la référence ” 2024-45″ à :

Centre Hospitalier de Douai
DRH
Route de Cambrai
BP 10740
59500 DOUAI Cedex

ou par mail:
drh@ch-douai.fr

* Type
Non médicale
* Contrat
CDD et CDI


Candidature : Gestionnaire Administrative

Types de fichiers acceptés : pdf, docx, jpg, png, ppt.

Lettre de motivation Types de fichiers acceptés : pdf, docx, jpg, png, ppt.

Pièce supplémentaire Types de fichiers acceptés : pdf, docx, jpg, png, ppt.

Les informations recueillies par le biais de ce formulaire sont enregistrées et transmises aux services concernés du Centre Hospitalier de Douai et nous permettent de vous envoyer toute réponse à une demande via le formulaire de contact. La base légale du traitement est votre consentement. Les données collectées sont conservées 3 ans dans nos bases de données et sont transmises uniquement aux services concernés du Centre Hospitalier de Douai. Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de limitation au traitement et d’effacement. Pour en savoir plus sur l’utilisation de vos données et sur vos droits issus de la Loi Informatique et Libertés modifiée ainsi que du RGPD, veuillez consulter notre politique de protection des données https://www.ch-douai.fr/politique-de-confidentialite/ ou nous contacter à dpo@ch-douai.fr Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle, à savoir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).


J-18808-Ljbffr