Assistant / assistante de gestion administrative (h/f)

Dans le cadre du départ d’une salariée, nous recrutons un ou une assistant·e
administratif·ve.

Il ou elle participera à la gestion et à l’organisation de la vie de la structure. Il ou elle intégrera une équipe de 8 salarié·es et 2 volontaires en service civique, pour laquelle la convivialité, la collaboration et l’engagement sont des essentiels ! Sous la direction de la coordinatrice et en lien avec la responsable administrative et financière, il ou elle aura pour missions :

Gestion administrative / secrétariat
• Réception et gestion des courriers électroniques du mail d’accueil de la structure
• Accueil téléphonique
• Concevoir et mettre à jour des documents et tableaux de suivi des activités (ex :planning d’équipe, tableaux de suivi des formations, etc)
• Appui à la préparation et au suivi des dossiers admin (ex : bilans des dossiers de subventions, suivi des fiches matériel etc)
• Appui pour le suivi administratif et l’organisation des formations (réservation de salles, suivi des inscriptions, préparation du matériel nécessaire, préparation et envoi des questionnaires et attestations)
• Appui pour l’organisation des activités des autres pôles (organisation de réunions,traitement des conventions de partenariat, etc)
• Relances des factures impayées
• Recherche de fournisseurs et suivi des achats (matériel bureautique, autres
achats)

Appui à la gestion des RH
• Suivi des documents liés à la gestion RH
• Suivi administratif des formations du personnel (de la demande de prise en charge jusqu’au paiement)

Autres missions et vie associative

Tous les membres de l’équipe Elémen’terre contribuent à la vie associative et à certaines actions de terrain. Aussi, au-delà de vos 2 principales missions, vous contribuerez à :
• Organiser les temps forts de la vie de l’association (AG, séminaire d’équipe,
Rencontres Régionales annuelles, etc)
• Apporter un appui aux tâches quotidiennes de l’association (logistique liée à la
plateforme de vaisselle, accueil des adhérents, entretien…) et aux actions de terrain(éco-régie sur événement).
• D’autres missions en lien avec les actions de l’association pourront vous être
confiées.

Profil recherché :
• Formation de niveau Bac +2 en gestion / assistanat admin ou autre
• Bonne organisation personnelle de travail
• Capacités d’adaptation (à des situations et des interlocuteur·rices varié·es)
• Aisance avec les logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur, présentation)
• Connaissance du système d’exploitation Ubuntu et de logiciels libres appréciée
• Capacités à travailler en autonomie et en équipe
• Intérêt/curiosité et volonté de s’impliquer pour le secteur environnemental,
événementiel et associatif
• Adhésion aux valeurs de l'association Elémen'terre