Assistant de direction et vie institutionnelle (h/f)

Acteur stratégique d'Aix-Marseille Université, la Fondation constitue un levier majeur de financements et d'accompagnement de projets scientifiques et académiques de grande ampleur, avec une ambition forte : contribuer à l'excellence et au rayonnement de la recherche et de la formation à l'échelle nationale et internationale.

Dans un environnement en constante évolution, la Fondation doit :
Articuler ses actions avec la stratégie globale d'Aix-Marseille Université et ses services ;
Collaborer étroitement avec les unités de recherche, les composantes (UFR, écoles, instituts) et de nombreux partenaires (organismes de recherche, collectivités, acteurs économiques) ;
Garantir la transparence, la qualité de gestion et l'évaluation de l'impact de ses dispositifs, notamment dans le cadre du programme France 2030.
Rejoindre la Fondation Amidex, c'est participer à une mission à haute valeur ajoutée, au service de projets structurants pour le territoire et au cœur des grands enjeux scientifiques, économiques et sociétaux.

Vos missions
Rattaché(e) aux co-directeurs et au Vice-Président délégué à la Fondation, vous jouerez un rôle clé dans le soutien et l'organisation administrative de la Fondation Amidex et de son équipe de direction. Vous contribuerez à la bonne gestion des moyens internes de la gouvernance de la Fondation.

Vous serez en charge de :

Préparer les calendriers et rétroplannings relatifs aux instances de la Fondation et assurer la réalisation de toutes les missions y afférent, en veillant au respect des procédures administratives (invitations calendaires, recensement des membres conviés, gestion des parapheurs, constitution des dossiers documentaires, consultation de la Présidence pour validation des supports, comptes-rendus de séance) ;
Piloter, aux côtés de la chargée de communication et de l'équipe de direction, l'organisation :

Des Boards Stratégiques de la Fondation et le déplacement des experts ;
Des événements et conférences visant à promouvoir l'activité de la Fondation

Constituer les dossiers pour, et organiser, les réunions de la Direction (Présidence, Gouvernance, Direction Générale des Services, directions et servi ces centraux, unités de recherche et composantes du Site) ;

Veiller à la circulation de l'information avec les parties prenantes de la Fondation ;
Garantir la représentation de la Fondation par la Direction dans tout événement ou instance nécessitant sa visibilité ;
Articuler l'activité de l'assistanat de direction avec les membres de la Fondation et les accompagner dans leur démarche administrative ;
Contribuer à la démarche qualité de la Fondation, en assurant la conformité des dossiers d'ordre administratif et en co-définissant une méthodologie d'archivage numérique et matériel des éléments de preuve ;
Assurer les missions de gestion financière relatives aux événements de la Fondation et aux déplacements de l'équipe de Direction et de la Vice-Présidence.