Responsable administratif et pédagogique f/h

Fonctions : Responsable administratif-ve et pédagogique du Département des Masters Transversaux Catégorie : A Corps : ASI BAP : J Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans). A compter du 1er mai 2026. Mission : La/le responsable administratif-ve coordonne, sous l’autorité de la Directrice de département, les moyens humains et matériels nécessaires à la gestion pédagogique, administrative et financière du département et participe à la mise en œuvre des actions stratégiques du projet d’établissement en matière de formation. Elle/Il est l’interlocuteur-trice administrative-ve des directions et services de l’établissement et de la composante. Activités principales : Assurer la conduite du département et de ses projets, organiser l’appui aux équipes pédagogiques, prendre en charge les aspects administratifs et logistiques, diffuser l’ensemble des informations nécessaires à son bon fonctionnement et mettre en œuvre les décisions issues du conseil de département et des conseils centraux de Sorbonne Université Assurer l’encadrement des gestionnaires, permanents ou contractuels, rattachés au département et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de la gestion administrative et pédagogique Coordonner l’organisation et le suivi du conseil de département Préparer et exécuter le budget, aider à définir les axes prioritaires pour la préparation du budget ; assurer le suivi et l’analyse des dépenses et des recettes Mettre en œuvre et superviser les procédures liées à la formation Concevoir et alimenter les tableaux de bord sur l’activité du département Assurer une veille réglementaire, mettre en œuvre l’archivage des documents du département Gestion administrative et pédagogique du Master Management de l’Innovation : Accueil physique et téléphonique, information et orientation des visiteurs : enseignants-chercheurs, étudiants, partenaires industriels et intervenants Diffusion et affichage des différentes informations Gestion des candidatures sur E-Candidat : vérification des pièces et traitement des candidatures Gestion des candidatures « Études en France » Gestion des entretiens pour l’entrée en Master Gestion et suivi des inscriptions administratives Gestion et suivi des inscriptions pédagogiques Réservation des salles pour les cours et examens Gestion des examens : organisation des épreuves, traitement des résultats, organisation des jurys de délibération Organiser les relations externes et internes du responsable de la structure Gestion des notes et édition des procès-verbaux Gestion des conventions de stage Délivrance de documents administratifs Organisation du classement et de la conservation des documents Gestion du tableau des temps de services pour le département Gestion des dossiers de recrutement des intervenants extérieurs pour les heures complémentaires et mise en paiement par la DRH Gestion des documents étudiants sur des répertoires numériques collaboratifs et partagés Connaissances transversales requises : Connaissance du fonctionnement d’un département et plus généralement de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur Droit de la formation Réglementation de la gestion budgétaire et comptable publique Notion d’anglais appréciées Bonnes connaissances des outils bureautique courant Utilisation des nouvelles Technologies et appétence pour l’innovation La connaissance de l‘entrepreneuriat et de l’environnement des start-up et de l’innovation est un plus Savoir-faire : Savoir organiser, mettre à jour et classer les documents de référence Appliquer des règles financières Analyser le suivi des dépenses et des recettes Exécuter la dépense et la recette Capacité à interagir avec différents interlocuteurs Gérer son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe Animer des réunions d’équipe Encadrer une équipe, gérer des conflits Savoir-être : Informer et rendre compte à sa hiérarchie Rechercher l’information, la vérifier et la classer Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels Autonomie, méthode et rigueur Sens de l’organisation et de la coordination Aptitude à travailler en équipe Disponibilité, discrétion et confidentialité Polyvalence et capacité d’adaptation Sens du contact et des relations humaines Sens du service public Conditions particulières d'exercice : Le département des Masters Transversaux est soumis au calendrier universitaire officiel. Les congés des personnels sont posés en conséquence et de préférence en dehors du pic d’activité. (Septembre, janvier, juin) Conduite de projets : Oui Encadrement : Oui : 1 agent B Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche. Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€. Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr Le Service général de la formation initiale (SGFI) a pour mission de concourir au bon fonctionnement de la formation à la faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université, en coordonnant d’une part les activités des structures transversales et en permettant, d’autre part, le développement des départements de formation ou services administratifs en appui à ses missions. Le Département des Masters transversaux est une composante du SGFI et comprend deux Masters : Master « Management de l’Innovation » (MI) comprend le M1 et 3 parcours de M2 : le parcours EPI Sciences et Santé comprenant une spécialité sciences (une en apprentissage et l’autre en formation initiale) et une spécialité en santé (en apprentissage) et le parcours Edtech Approches et technologie pour innovation dans l'e- éducation). Le Master compte 130 étudiants (40 en M1 et ≃ 90 en M2) Master « Sciences Cognitives (cog-Sup) » Il s’agit d’une formation interdisciplinaire née de la collaboration de deux grandes universités parisiennes, Sorbonne Université et Université Paris Cité. Les cours sont en anglais (sauf mention contraire). Le Master cog-SUP est structuré en six parcours diplômants. Le Master compte environ 200 étudiants (≃ 90 en Master 1 et ≃ 110 en Master 2). Localisation : 4 place Jussieu – 75005 Paris