Un ou une assistante cdd 6 mois

Vos missions

MISSIONS PRINCIPALES

MISSION 1 : Missions de secrétariat

1. Gestion des agendas
2. Organisation de réunions, de rendez-vous, préparation de dossiers, prises de notes
3. Gestion des appels téléphoniques, missions d’accueil

MISSION 2 : Gestion du courrier

4. Gestion des courriers et des courriels via le logiciel Elise
5. Rédaction de courriers, de comptes rendus
6. Suivi des parapheurs, classement et archivage

MISSION 3 : Préparation des réunions des commissions et séances plénières

7. Suivi des rapports CR, CP et commissions thématiques ainsi que des visas
8. Constitution des dossiers pour l’élu (e)
9. Gestion des mandats spéciaux et des présences

MISSION 4 : Gestion des fichiers électroniques

10. Gestion de fichiers contacts dans le respect des règles RGPD

MISSION 5 Missions diverses

11. Recherches documentaires et suivi de l’actualité en lien avec la délégation de l’élu
12. Accompagnement des stagiaires

> Votre profil


- Formation en secrétariat et bonne maitrise des outils bureautiques (Pack Office) et des outils de communication (Teams)
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité régionale
- Principes rédactionnels des notes, comptes rendus et courriers (une connaissance du logiciel d'enregistrement des courriers "Elise" serait appréciée)

- Maîtrise des procédures administratives,

- Connaissance de l’environnement public et du fonctionnement des collectivités territoriales

- Classement et archivage,

- Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire,

- Notions d’organisation et de gestion du temps.- Organiser, gérer, anticiper,

- S’adapter au changement,

- Faire preuve de fiabilité et de discrétion

- Rendre compte,

- Faire preuve de réactivité,

- Garantir la confidentialité,

- Connaissance souhaitée du fonctionnement des collectivités territoriales et du travail avec des élus

> Pourquoi nous rejoindre ?

🏆 Des conditions de travail facilitantes :

13. Plusieurs formules de temps de travail au choix
14. Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
15. Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge, …)
16. 3 restaurants d'entreprise sur site
17. Salle de sport sur site
18. Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing, …)

📕 Un large éventail de prestations sociales :

19. Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de à € par an)
20. Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport…)
21. Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance

💍 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :

22. Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning)
23. Un campus des cadres à destination des encadrants ?
24. Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents

> Spécificités

Pics d’activité conjoncturels/ Contraintes horaires et calendaires spécifiques / télétravail possible