La Cité de l’architecture et du patrimoine est un établissement public national à caractère industriel et commercial, créé en 2004 et ouvert au public en 2007. Il réunit, en une même institution, un musée, un centre d’architecture contemporaine, une école, une bibliothèque spécialisée et un centre d’archives. Le projet de la Cité est fondé sur la transmission. Il se déploie autour des notions d’héritage et d’éducation, en nouant de multiples dialogues : entre patrimoine et création, mémoire et projet, éducation et diffusion.
L’assistant(e) de direction assure, au profit de la Présidence et de la Direction générale déléguée, les missions suivantes :
* Pilotage d’agendas et préparation des rendez-vous : tenue de l’agenda du président, constitution des dossiers de rendez-vous et interventions en lien avec les services concernés, anticipation logistique.
* Gouvernance et instances : préparation et suivi du Conseil d’administration et des comités (convocations, rétroplanning, dossiers, relevés de décisions).
* Organisation et logistique : organisation des déplacements, accueils de délégations et personnalités ; réservation et suivi des ordres de mission.
* Événements et convivialité : contribution à l’organisation des événements internes de la Présidence et de moments de convivialité portés par la direction (séminaires, vœux, temps collectifs).
* Rédaction et suivi documentaire : élaboration et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus, tableaux de suivi ; gestion du classement numérique et respect des circuits de validation.
* Courrier et parapheur : enregistrement, diffusion, suivi des délais et mise en signature des documents.
* Relationnel et représentation : accueil des interlocuteurs de haut niveau (ministères, partenaires, mécènes), filtrage et orientation des demandes, interface interne/externe.
Diplômes souhaités :
Bac +2/3 (BTS/DUT/Licence) assistanat de direction, gestion/administration, ou équivalent par expérience.
Connaissances :
- Environnement d’un établissement public/EPIC et codes de la gouvernance (confidentialité, protocoles, circuits de décision).
- Maîtrise avancée des outils Office 365 (Outlook/Teams/Word/Excel/PowerPoint) et d’un espace documentaire partagé (SharePoint).
- Excellentes capacités de rédaction en français (orthographe, style administratif).
- Maîtrise de l’anglais appréciée.
Savoir-faire :
- Prioriser, arbitrer et sécuriser des agendas multiples sous contraintes.
- Préparer un dossier d’instance (ordre du jour, convocations, dossiers, relevé de décisions).
- Rédiger une note/courrier en autonomie à partir d’éléments bruts.
- Construire un tableau de suivi simple (Excel).
- Gérer la logistique de déplacements (réservations, OM, justificatifs).
- Tenir un parapheur et un circuit de signature dématérialisé.
Savoir être :
- Fiabilité, rigueur, sens aigu de la confidentialité et de la discrétion.
- Sens du service, diplomatie, excellente tenue relationnelle.
- Réactivité, sang-froid, autonomie et sens de l’anticipation.
- Travail en équipe et posture d’interface avec des interlocuteurs divers.
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