Assistant(e) de gestion

Secteur

Entreprise de CVC – Plomberie – Siphoïde


Rattachement hiérarchique

Direction / Conducteurs de travaux / Chargés d’affaires


Finalité du poste

Assurer la gestion administrative, contractuelle et financière des chantiers, en appui direct aux conducteurs de travaux et chargés d’affaires, afin de garantir la conformité administrative, la fluidité des opérations.


Missions principales


1. Accueil et communication

* Gestion du standard téléphonique (appels entrants et sortants)
* Accueil et orientation des interlocuteurs (clients, fournisseurs, sous-traitants)
* Gestion du courrier et des emails


2. Gestion administrative des chantiers

* Établissement des fiches de démarrage chantier (administratif, documents obligatoires)
* Préparation et mise à jour des documents de démarrage chantier : PPSPS, plans de prévention, DICT, documents sécurité en lien avec les équipes travaux
* Constitution et mise à jour des dossiers chantiers
* Suivi des PV de réception et archivage


3. Suivi des qualifications et obligations

* Suivi des agréments, qualifications et habilitations
* Relance et mise à jour des documents réglementaires


4. Gestion du personnel chantier

* Suivi et contrôle des pointages (heures, absences, déplacements)
* Transmission des éléments nécessaires à la paie


5. Gestion financière et facturation

* Suivi des fichiers d’avancements chantiers mensuels
* Transfert des éléments validés au service comptabilité pour facturation


6. Locations, déplacements et logistique

- Suivi des locations de nacelles et matériels (contrats, durées, facturation)


- Organisation et gestion des déplacements des salariés :

* Réservation des moyens de transport (véhicules, trains, avions, etc.)
* Organisation des hébergements (hôtels, logements de chantier)
* Coordination avec les équipes travaux selon les plannings de chantier
* Suivi et contrôle des notes de frais liées aux déplacements professionnels


7. Sous-traitance

* Établissement et suivi des contrats de sous-traitance
* Vérification des pièces administratives des sous-traitants
* Suivi contractuel et archivage


Compétences requises


Compétences techniques

* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
* Connaissances des procédures administratives du BTP
* Notions de facturation et suivi de chantier
* Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément


Compétences comportementales

* Rigueur et sens de l’organisation
* Autonomie et discrétion
* Bon relationnel et esprit d’équipe
* Réactivité et gestion des priorités


* Lieu : VELAUX
* Type de contrat : CDI
* Horaires : 37.5 heures / semaine
* Disponibilité immédiate