Secrétariat de chefferie de service
* Accueil téléphonique et physique
* Prise de rendez-vous et gestion des demandes de rendez-vous
* Aide à l’organisation de l’agenda du Chef de service
* Frapper et envoyer les comptes rendus de consultations, certificats, résultats en attente…
* Scannage pour le dossier informatisé (zéro papier)
* Coordination parcours patient: prise de rendez-vous et examens médicaux
* Gestion des habilitations médecins et étudiants en médecine
* Cotation des actes et des RUM
Le secrétariat de médecine polyvalente est organisé autour de deux axes :
1. Hospitalisations :
* Accueil téléphonique et physique
* Vérifier les entrées et les sorties des patients hospitalisés, en lien avec la cadre du service
* Numériser les documents nécessaires à la constitution du dossier patient
* Frapper les comptes rendus d’hospitalisation et divers courriers
* Envoyer les courriers validés (impression et mise sous-pli)
* Réaliser les programmations des hospitalisations des patients en parcours non urgent (prise de rendez-vous pour examens, coordination du séjour, communication des pièces nécessaires au patient pour son séjour)
* Utilisation de la gestion prévisionnelle des lits GPLH
2. Consultations :
* Utiliser les agendas EASILY pour la gestion des rendez-vous de consultation
* Frapper et envoyer les comptes rendus de consultations, certificats, résultats en attente…
* Numériser les résultats en lien avec les consultations
Tâches transversales :
* Gérer les demandes par mails
* Trier le courrier journalier
* Communiquer le dossier médical d’un patient en lien avec la Direction
* Suivre des tableaux d’activités
* Réaliser les commandes pour le service (Lyreco, Hospimag)
* Participer à la vie du secrétariat, du service et du pôle (projets, réunions)
* Accueillir et former les stagiaires
Les missions peuvent être amenées à évoluer en fonction des besoins du service.
o Formation diplômante en secrétariat médical
o Maîtrise de l’outil informatique et des progiciels disponibles : logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook) et de gestion du patient (Easily, Agenda)
o Sens de l’organisation, capacités à gérer les priorités
o Capacités d’adaptation, souplesse, polyvalence
o Esprit d’équipe
o Capacités de collaboration interdisciplinaire
o Capacités d’accueil et relationnelles
o Disponibilité et écoute vis-à-vis des patients et des familles
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