Secrétaire — h/f

Secrétaire — H/F Missions permanentes : En fonction des orientations et des principes déterminés par le conseil d’administration et mis en œuvre par la directrice générale ainsi que la directrice adjointe, les missions attendues de la secrétaire sont les suivantes : • Gestion administrative • Assure la frappe du courrier administratif • Assure le montage et le suivi des dossiers des jeunes • Mise à jour du livre des enfants à l’entrée et à la sortie • Établit chaque mois l’état des présences des enfants et jeunes confiés à l’établissement ainsi que la facturation • Règle les factures et les loyers • Prépare les statistiques • Dossier du personnel : mise à jour du livre du personnel (entrée et sortie), contrats du personnel, déclaration D.U.E • Assure le dossier formation, demande de remboursement. Suivre le bon déroulement et le règlement de chaque étape de la formation • Organisation : • Charge de dispatcher les appels téléphoniques, de prendre les messages, et d’y donner suite • Charge de la frappe, de la présentation et du suivi des documents nécessaires au fonctionnement de l’institution (plannings, rapports, DIPC, rapport d’activité, projet d’établissement) • Responsable du classement et de l’archivage des dossiers, courriers, documents et factures • Charge de l’expédition du courrier • Communication : • À l’intérieur : avec l’équipe de Direction pour les tenir au courant de toutes les questions importantes et urgentes et pour recevoir leurs consignes de travail • À l’extérieur : avec les services placeurs pour tout renseignement ou communication nécessaire à la Direction de l’établissement • Expérience professionnelle • Diplôme requis • Faire preuve de discrétion et de confidentialité MAISON D'ENFANTS COSTEBEL La MECS Costebel prend en charge 46 filles et garçons de 3 à 21 ans et gère un service d’accueil de jour éducatif SAJE (24 mesures). L’établissement Costebel accueille enfants et jeunes majeurs répartis sur les services suivants : le groupe des petits, le groupe des moyens, le groupe des adolescents, le service des jeunes majeurs, le dispositif d’accueil d’urgence et le SAJE. Une cinquantaine de salariés au service de la protection de l’enfance œuvrent à leurs missions. Marseille Diplôme requis Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus) CDD / Remplacement Secrétaire / secrétaire de direction