Secrétaire médical / secrétaire médicale

La fondation John Bost recrute pour son EHPAD du Refuge Protestant à MAZAMET un(e) secrétaire médical(e) en EHPAD. »
Il s'agit d'un poste à 80 % du mardi au vendredi 9h.12h/14h18h. Le poste est à pourvoir au 5 aout 2025.
Salaire selon CCN 51

Les missions principales sont les suivantes :

Résidents et familles :

- Accueil des familles, présentation de l'établissement, et de son mode de fonctionnement (informations pratiques et financières), distribution de plaquettes, orientation du public

- accueil téléphonique de l'EHPAD
- aide au montage, enregistrement et suivi des dossiers de candidatures en lien avec l'équipe médicale de l'EHPAD, gestion de la liste d'attente et via trajectoire
- Gestion administrative des entrées (préparation de la commission d'accueil, du livret du résident, vérification complétude des documents, cahier des clés, montage dossier papier et informatique, inclusion dans les différents listings.
- création du dossier admin dans Medsphère/OSIRIS
- aide au montage des dossiers APA et CAF. Déclaration au CD81 et autres départements
- courrier résidents et familles
- communication avec les familles (programmes de animations / journées associatives)
- suivi mailing des familles
- Suivi des dossiers d'Aide sociale (renouvellement, argent de poche)
- mise à jour du dossier administratif (assurance RC, mutuelle), et aide dans les démarches administratives du résident tout au long de son séjour.
- gestion des éventuels dossiers protégés et relation avec les tuteurs
- Gestion administrative des sorties (décès, condoléances, information, transfert)
- mise à jour des documents d'admission en lien avec le responsable qualité selon les évolutions règlementaires
- gestion des réservations des repas invités et information cuisine et salle à manger
- prise des rendez-vous médicaux et accompagnements intervenants dans le service.

Statistiques et facturation :

- Facturation EHPAD (frais de séjour (hébergement et reste à charge dépendance, repas accompagnants), suivi des encaissements, relance. Transfert des paiements au service comptable.
- facturation et gestion de l'aide sociale, y compris gestion de l'argent de poche
- Mise en œuvre des modifications tarifaire générées par un changement de GIR ou une notification du tarif par le département.
- Production des statistiques en lien avec la facturation et les mouvements annuels de résidents (dépendances et dotation département, suivi des GIR, attestations annuelles résidents)
- rapport activités Médecin Coordonnateur et Psychologue.
- mise en œuvre enquête de satisfaction annuelle
- Transmission mensuelles des hospitalisations et des dépenses de pharmacie à la CNAMTS

Administratif :

- Tri et distribution du courrier
- archivage
- préparation et animation du conseil de vie sociale.

Le diplôme de secrétaire médicale est un critère impératif.